公司秘書與私人秘書大不同?特許秘書公會拆解坊間迷思

撰文︰梁貝琦 編輯︰陳慧珊


秘書是不少女性的理想職業。眾所周知,私人秘書直接隸屬於老闆,負責協助老闆處理日常的行政工作。而公司秘書(Company Secretary)則是一個對大家來說較為陌生的行業。今次CTgoodjobs請來香港特許秘書公會(下稱公會)總裁孫佩儀Samantha,逐一解答坊間的疑問。

甚麼是公司秘書?
公司秘書與私人秘書的差異很大。根據香港公司法,每家在香港註冊的公司都必須委任一名公司秘書。Samantha指,公司秘書屬高級行政人員,主要為公司服務。現時更發展成董事局的顧問,是輔助企業管治的一名高級行政人員。

公司秘書的職責是要確保公司的營運和決策合規合法。這個崗位在企業的管治、發展、行政等方面均扮演重要的角色。故此,相比私人秘書,公司秘書的專業性要求更加高。

近年香港上市公司的數目不斷增加,對公司秘書的需求自然甚大。加上全球法律、法規愈趨嚴謹,除了公司秘書之外,還衍生公司秘書助理的職位。

想成為公司秘書,須具備甚麼條件?
要成為上市公司的公司秘書,必須通過相當嚴謹的考核。公會會員是其中一類合資格出任上市公司秘書的專業人士。Samantha表示:「欲成為公會會員的人士,必須為大學畢業生。學士學位畢業之後,可從兩個途徑申請成為公會的會員:其一是通過國際專業知識評審考試,包含香港公司法、公司秘書實務、香港稅務、公司行政、戰略和營運管理、香港財務會計、公司治理等科目;除參加考試外,大家亦可修讀公會認可的碩士課程,現時香港有四間大學提供相關碩士課程。」此外,還須具備三至六年相關工作經驗,並具有良好品行,才可成為公會的會員。

Samantha補充,公司秘書日常工作中,須經常接觸董事局成員、其他管理層、甚至對外股東。若溝通得宜,工作自然更為順暢。因此,公會透過舉辦講座,為會員提供軟技巧培訓,包括人與人之間的溝通、時間管理等。

公司秘書須持續進修嗎?
公司條例、法規不時作出修訂,故公司秘書必須與時並進、廣納知識。除了須具備技術型的知識外,亦要熟悉最新的合規要求及市場趨勢。Samantha稱:「公會每年都會舉辦持續進修課程,讓會員認識最新的法例、實務資訊等。公會亦要求會員每年最少參與15小時培訓,確保他們能與時並進。」

成為公會會員近30年的梁偉強大律師認為,企業管治這門專業使他廣納公司管治、法律法規、上市條例等各方面的知識,對他的事業發展有很大的幫助。他的兒子梁俊謙則受父啓蒙和支持,現時亦正在修讀公會認可的企業管治碩士課程。俊謙表示:「這個課程涉獵不同的知識、内容,使我更加了解自己的興趣。」梁大律師表示,課程有助兒子在職場上嘗試不同的範疇,投身自己喜歡的崗位。

欲了解詳情,可以透過以下聯絡方式向公會查詢:
電郵:ask@hkics.org.hk
電話:2881 6177

Look out for further updates on our Facebook fan page!

Related Articles

  • 【職場熱話】公司個個都係「經理級管理層」 新入職小薯:佢哋只係負責訂水訂文具⋯⋯

    每間公司總有冗員,特別是侍住自己職位高、年資深的同事,往往會將工作推得一乾二淨。最近有打工仔在討論區發文,表示公司有5位無所事事的「經理級管理層」,每日工作只是負責訂水及訂文具,其餘時間都在吹水及玩電話,令事主及另一位食物鏈最低層同事感到不滿。

  • 【轉職學問】應承B公司後接A公司Offer 打工仔︰如何優雅地Reject Offer?

    開口拒絕從來都是不容易的事,而在職場上,Reject Offer就是打工仔不時要面對的問題,要在拒絕中留下正面印象,保持禮貌及專業更是一門藝術。

  • 【職場文化】職場新人必讀!5個特徵分出誰是辦公室小人

    常聽說「職場如戰場」,同儕間的工作競爭是現實、不留情面的。有些實力欠奉的同事,或會使用旁門左道貶低別人,以顯得自己擁有較高的地位。作為職場新人,假若不想被職場小人擺了一道,繼而影響仕途的話,便要從以下5個特徵分出誰是不能招惹的人。

  • 【職場文化】愛用全形符號、打千字文、貼長輩圖……老一輩同事Send訊息5大常見習慣

    打工仔不時都要使用即時通訊軟件,如WhatsApp、Signal等與同事溝通。由於公司同事「上至60後、下至00後」皆有,世代差異也反映在Send訊息的習慣上。最近有年輕人討論「WhatsApp大叔文體」,形容老一輩同事愛打長篇大論、濫用表情符號及連發長輩圖等,收到時令人尷尬,不知如何回覆才好。

  • 【職場文化】中佬上司打「Ho Jeng Ar」令同事好老尷?10句港式英文你又識幾多?

    每間公司都有獨特的政策,有些公司要求員工事刻將員工證掛上身,以證明員工的身份;有公司則不容許員工將個人物品放在辦公枱上,雖然有些守則古古怪怪,但員工如果不想失去工作或被處分,無辦法不跟從指示。最近有名打工仔在網上討論區發帖,大談公司強制員工用英文撰寫電郵,亦因這項措施,令一位中佬上司在私訊同事時用上港式英語,一句「Ho Jeng Ar」令不少同事「尷尬癌」發作。

  • 【職場人際】同同事有代溝?學識5招溝通大法改善關係

    代溝常見於家庭當中,但原來職場上的代溝也是無可避免的,因為同事難免有年資高低之分,所以要打好關係或消除代溝引起的問題,就先要學習如何溝通。

  • 【職場熱話】同同事有Generation Gap 打工仔︰嗰條係鴻溝,唔知點收窄

    年代之間的成長背景不同,容易形成思維上的分歧。坊間經常流傳「3年一個代溝」,而在職場上,代溝更是無可避免的事。

  • 【職場心理】撥頭髮、摸下巴、咬手指……5個小動作看穿同事內心想法

    在職場上,為了維持同事間的友好關係,打工仔很多時候也不能表現100%的真實想法及情緒。根據心理學研究,即使一個人的防禦力有多強,憑著不經意流露的微表情和小動作,也能掌握對方的內心想法。以下有5個常見小動作,可幫你更了解同事的心情,處理人際關係時更得心應手。

  • 【政府工略】立法會秘書處請議會研究主任月薪$58,635每月仲有$1000津貼?

    立法會秘書處現正招聘人才,最新職位空缺是資訊服務部議會研究主任,入職薪酬為每月58,635元,並按5個按年增薪額增至73,775元,另有為議會研究主任職位而設的每月現金津貼(現時的津貼額為每月1,110元)。如符合以下條件及有興趣申請的打工仔,可於2021年3月29日前遞交申請表格。

  • 【職場人際】新入職唔識Social?5招助你快速融入新環境

    在職場上,打工仔經常要和同事相處,也不時需要跨部門合作,因此,盡快融入新環境十分重要,這樣才能達致更有效及更順暢的溝通。