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Workplace Gossip

同老細相處 (3)︰開例會





文︰魏民菁

meeting
開會,為辦公室的不明文化。至於呢個文化幾時結束,咁就要問吓你老闆。

「開得會未?」

「得!,即到!」

幾時開會都係錯?
其實不論邊一個時間開會,都是浪費時間。早上開,員工沒有足夠時間作準備,最後大家一齊入房廢噏,你有你講,我有我「左耳入,右耳出」,整個會頓變成一個「0成效」的吹水大會。

下晝開,員工自然有一整個早上做足準備。但請不要忘記,準備一大堆開會文件,或花額外時間猜度「主子」心意,都須拋低日常工作,變成進度落後。

於是你又會問︰「咁又唔得,咁又唔得?」所以話,幾時開會都係錯。

成日開會,為咗咩?
日叫夜叫「開會」,你會問其實有咩原因值得一大班人(疑似)令公司發展停滯不前,放低手頭上工作係間房開會?如果為開例會,報告自己的工作進度,共同解決手頭上Project衍生的問題就份屬正常,此舉為日後的工作事務鋪路,有助提升效率。

但如果開完會唔夠一日又開,你會發現除咗報告今朝早餐食咗咩以外,就已經無話可說。純粹係集體被老細發現大家有返工咁大把,但老細就從未發現開會成本特高(雖然薯仔的人工依然低微)。

同老細開會DOs & DON'Ts
要同老細開高效會議,除打醒廿四分精神,仲有以下幾點要注意︰

DOs
1/ 事前寫好Checklist
每次開會前都列出報告的事項,可按日子、事件的緩急輕重排列。同時應準備好供同事參考的文件及數據等,以免老細覺得你「東一句、西一句」。

2/ 有嗰句講嗰句
遇上出錯、做漏嘢等情況,理應對老細有嗰句講嗰句,不單是「坦白從寬」,更要表現自己勇於承擔,願意改過(大家都係想做好件事啫)。

3/ 賽後檢討
無論開會時老細畀「Like」定「Dislike」你,都要自己做好跟進工作,開完會唔等於放咗工(雖然放咗工都唔等於放晒工),方向正確就Keep住做,有錯就要諗計改進。

DON'Ts
4/ 玩電話
唔好以為係常識就個個都識,轉個頭同事A就響電話、同事B就掃Mon、同事C就準備Unlock自己部「玫瑰金」。除非有突發事或有客急Call,否則,稍一分心就會忽略其他人在會上說明的細節。

5/ hea答
「你個Project跟成點?」「幾好丫,無乜特別。」幾好即係點?個Status去到邊?無他的,你不斷hea答,最後換來老細「無限捽」。下場,有眼睇的。

6/ 做獨家村
「開會」顧名思義為一班人的會面,既不是你的個人演說騷,更不是「暗角毒L環節」。因此會前盡量與會同事商討流程,以免重覆報告;會上亦要聆聽同事及老細的睇法,唔好講完就算。

開會,為辦公室的不明文化。至於呢個文化幾時結束,咁就要問吓你老闆。

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上載日期︰2015年10月14日


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