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【商業電郵無上款|唔知收件人名稱?】用「To Whom It May Concern」已經過時?點寫問候語先啱?

【商業電郵無上款|唔知收件人名稱?】過去,申請工作的人常會在信件中以正式商業問候語「To Whom It May Concern」寫信給收件人。但是,這個問候語近年來變得不再流行。這部分是因為互聯網允許申請人在發送求職信之前研究公司和HR,因此不需要這種冷漠的接觸。也部分是因為這個問候語已經過時了!如果你即將寫一封求職信或初始介紹信,你可能會想知道什麼問候語適合你的第一次聯繫。現在,CTgoodjobs幫助你了解更多關於撰寫這類專業信件的知識以及其他可用的選擇,並詳細解釋使用「To Whom It May Concern」過時的原因。

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為何「To Whom It May Concern」不是最佳選擇?

雖然「To Whom It May Concern」是一個正式的商業問候語,但它並不總是你初次介紹公司的最佳選擇。有幾個原因解釋了為什麼求職者正在減少使用這種問候語,因為:

► 呆板
許多公司都希望找到在申請過程中展現個性的求職者,當一封信以「To Whom It May Concern」開始時,它立即顯得呆板和過於正式。當你申請一家宣傳充滿活力或非正式文化的公司時,這一點尤其真實。

► 缺乏主動性
通過互聯網提供的信息量,依賴「To Whom It May Concern」可能表明你在申請角色時沒有採取任何主動行動。HR想要那些在提交申請之前花時間研究職位的候選人,這可以在幫助你在眾多申請人脫穎而發揮至關重要的作用。

► 冷漠
除了展示你沒有花時間研究公司之外,「To Whom It May Concern」開頭的信件聽起來好像你對申請並不完全熱衷。這個短語中沒有熱情或積極的能量,這導致你的信件開始缺乏活力。

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放棄「To Whom It May Concern」的4個步驟

與其依賴「To Whom It May Concern」這個正式問候語,不如使用其他方法來寫求職信或初始介紹信。如果你想創造積極的第一印象,請嘗試以下4個步驟。

1:試着找到一個名字
第一個目標應該是查找你正在發送求職信或信件的收件人的名字。如果你正在申請工作,並且知道HR或老闆是誰,請確保在信中問候他們。

如果你不確定誰在招聘該職位,請花點時間研究公司的信息。首先,仔細查看職位描述。通常,你會找到一些可以幫助你找到正確聯繫人的信息。

例如,如果職位列表中說明職位角色向市場總監匯報,你可以使用此信息搜索正確聯繫人。首先,前往線上社交平台,搜索公司的檔案,看看市場總監是否在名單中。你也可以通過訪問公司網站的「關於我們」頁面來查找經理的名字。

2:尋找HR
如果你無法確定你將向哪個人匯報,可以選擇將你的信件寄給HR或人事部經理。要找到這個人,請查找公司網站或專業社交網站上的公司檔案。

一旦你找到了公司的信息,請尋找負責招聘或聘用的人。即使他們不是你將要工作的人,他們可能是第一個看到你的求職信的人。

3:搜索公司網站
通常,通過搜索公司的網站,你可以了解更多關於公司的組織結構的信息。當職位列表沒有提供任何關於你的職位向誰匯報或誰負責聘用的信息時,這很有幫助。

如果你找不到某個人的名字來寫信,你可能至少可以弄清楚公司稱呼它的部門。

你可以使用這些信息來將你的信件寄給正確的部門。雖然這不如使用某個人的名字來得個人化,但它仍然比不使用稱呼要好。

4:直接聯繫公司
如果你仍然無法找到正確的聯繫人,你可以直接聯繫公司,詢問你的求職信應該寄給誰。你可以通過電話、電子郵件或公司網站上的聯繫表格與公司聯繫。

在你聯繫公司之前,請確保你已經做了充分的研究,知道公司的核心業務和文化。你可以在你的求職信中提到這些信息,以表明你對公司的興趣和了解。

總之,尋找正確的聯繫人可能需要一些努力和時間,但這是確保你的求職信能夠到達正確的人的重要步驟。通過使用上述方法,你可以更輕鬆地找到正確的聯繫人,並提高你的求職信被閱讀和考慮的機會。

(資料參考:Ladders)

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