【商業電郵】想表達誠意?電郵結尾不要再寫「Thank you」

電郵是職場上最正式的溝通渠道之一,我們會向上司、同事發送電郵匯報工作進度,亦會用電郵與客戶聯繫,商討工作細節等。在電郵的結尾,我們習慣向收件人表示謝意,期望能夠解答對方的疑問,或就電郵中的請求先向對方致謝。然而,想有誠意地表達謝意,就要捨棄「Thank you」的陳腔濫調,可使用更有溫度和誠意的用字。

【商業Email】13種Ending的含意 專家教切忌濫用Thanks



有專家指出,表達謝意和感恩的心會令我們活得更快樂,在日常生活中適時對家人、朋友、伴侶或幫助過你的人致謝,可以令我們的心情愉快。然而,這種感謝必須是真實且由心而發的,當套用於商業電郵時,人們總習慣在結尾用上「Thank you」等字眼,但到底是否真心地表達謝意呢?還是例行公事?如果想收件人感受到你的真誠,就要根據以下兩個原則去為電郵結尾:

1/ 避免陳腔濫調
研究指出,一些有表達謝意的電郵往往較大機會得到回覆,而那些傳出去但卻沒有回覆的電郵雖然不一定沒有表達謝意,但看起來卻與大部分的電郵一樣,沒有半點突出之處。

因此,表達謝意要避免陳腔濫調,即使你不熟悉收件人,亦要做好資料搜集,了解對方能夠為你帶來甚麼協助,或曾經幫過你甚麼,再真心致謝地致謝吧。

必須具體而且有誠意,不可以只寫「Thank you」,而是要具體表達感謝對方甚麼,舉例說,如果電郵的收件人是公司的高層,可以感謝對方為公司的貢獻、為員工爭取的福利等等,重點就是,要具體。

2/ 具體
在電郵的結尾,如果根本沒有任何事需要致謝,就不要濫用「Thank you」等表達謝意的說話。

如果有需要的話,表達謝意的內容必須具體,才能令收件人留下深刻印象。可以參考以下句子:

Thank you for allowing us the opportunity to be of service. (感謝你讓我們有機會為你服務)

Thanks again for all your collaboration on this with us.(再次感謝你的合作)

Thank you for providing the requested information(感謝您提供所需信息)


【商業Email】5個惹人討厭的電郵習慣 亂咁cc人係死罪?

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