【商業電郵】想表達誠意?電郵結尾不要再寫「Thank you」

電郵是職場上最正式的溝通渠道之一,我們會向上司、同事發送電郵匯報工作進度,亦會用電郵與客戶聯繫,商討工作細節等。在電郵的結尾,我們習慣向收件人表示謝意,期望能夠解答對方的疑問,或就電郵中的請求先向對方致謝。然而,想有誠意地表達謝意,就要捨棄「Thank you」的陳腔濫調,可使用更有溫度和誠意的用字。

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有專家指出,表達謝意和感恩的心會令我們活得更快樂,在日常生活中適時對家人、朋友、伴侶或幫助過你的人致謝,可以令我們的心情愉快。然而,這種感謝必須是真實且由心而發的,當套用於商業電郵時,人們總習慣在結尾用上「Thank you」等字眼,但到底是否真心地表達謝意呢?還是例行公事?如果想收件人感受到你的真誠,就要根據以下兩個原則去為電郵結尾:

1/ 避免陳腔濫調
研究指出,一些有表達謝意的電郵往往較大機會得到回覆,而那些傳出去但卻沒有回覆的電郵雖然不一定沒有表達謝意,但看起來卻與大部分的電郵一樣,沒有半點突出之處。

因此,表達謝意要避免陳腔濫調,即使你不熟悉收件人,亦要做好資料搜集,了解對方能夠為你帶來甚麼協助,或曾經幫過你甚麼,再真心致謝地致謝吧。

必須具體而且有誠意,不可以只寫「Thank you」,而是要具體表達感謝對方甚麼,舉例說,如果電郵的收件人是公司的高層,可以感謝對方為公司的貢獻、為員工爭取的福利等等,重點就是,要具體。

2/ 具體
在電郵的結尾,如果根本沒有任何事需要致謝,就不要濫用「Thank you」等表達謝意的說話。

如果有需要的話,表達謝意的內容必須具體,才能令收件人留下深刻印象。可以參考以下句子:

Thank you for allowing us the opportunity to be of service. (感謝你讓我們有機會為你服務)

Thanks again for all your collaboration on this with us.(再次感謝你的合作)

Thank you for providing the requested information(感謝您提供所需信息)


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