【商業電郵】10個電郵禮儀 每個打工仔都要識!

電郵是大部分企業內部最常用的溝通工具,我們會用電郵與上司、同事保持交流,定期匯報工作進度,亦會以電郵通知同事何時開會、會議議程、會議紀錄等,並與客戶保持聯絡等。一封電郵,用字和格式足以影響客戶、上司對你的印象,以下10個電郵禮儀,你又識唔識?


延伸閱讀:【技能提升】仲叫人「Attached please find」?5個你應該在2020年摒棄的電郵用語

1/ 簡單、直接的標題
大部分人都會根據電郵的標題,決定是否打開它,所以標題必須簡而精,直接指出收件人關心的事。例如:"Meeting date changed"(更改會議日期),"Quick questions about your presentation"(關於工作簡報的疑問),"Suggestions for the proposal"(計劃書的建議)。

2/ 專業的電郵地址
如果你以員工的名義寄出電郵,必須使用公司的電郵地址。不過,當你以個人名義,或者你是自僱人士,寄出電郵時就要注意,電郵地址必須包括你的名字,並避免使用如「love」、「babyboy」、「sexygirl」等字眼。

3/ 按下Reply all前想清楚
都市人工作繁忙,由電腦、智能手機彈出的電郵通知足以令人分心,沒有人想收到與自己無關的電郵,因此寄出電郵前必須慎選收件人。

4/ 留意Email Signature
簽名檔(Email Signature)要簡而精,只需要寫上你的全名、職位、公司名和聯絡電話,切忌多作個人介紹。此外,簽名檔的字體、顏色亦要與整封電郵保持一致。

5/ 專業的問候語
即使你與收件人的感情有多好,都要避免在電郵中以「Hey guys」、「Hi folks」、「Yo」等開場,以免影響你的專業形象,畢竟你不會知道電郵會被轉發至誰人。

延伸閱讀:【商業電郵】想表達誠意?電郵結尾不要再寫「Thank you」

6/ 想發揮幽默感就要小心
可能你想為嚴肅的電郵內容增添色彩,但要記住,幽默的文字,沒有適當的語氣和面部表情配合,可能會變得不那麼好笑,甚至令人感到被冒犯。所以,還是留待面對面的交流時,才發揮幽默感吧。

7/ 了解收件人的背景
文化的差異導致誤會的產生,特別是我們看不到對方的表情、身體語言等。要知道,來自不同國家的人,在說話和用字方面都有所不同,所以在寄出電郵前要了解收件人的文化背景,避免冒犯到對方。

8/ 寄出前先proofread
寫好電郵後,不要急於把它寄出,而是要重覆閱讀,確保內容、收件人等正確無誤。

9/ 最後才寫上收件人電郵
如果你不想在撰寫電郵的過程中,因手誤而把未完成的電郵寄出,就要記得在檢查好內容,最後才填上收件人的電郵地址。

10/ 字體
電郵的字體愈普通愈好,字體的大小亦要維持在10至12之間,方便收件人閱讀。

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