【商業電郵】Send Email前睇真啲!避免9句最惹人討厭的句子

電子郵件,是辦公室最常用和最正式的溝通渠道,我們會以電郵向同事、上司匯報工作進度,亦會透過電郵與客戶聯絡,當中的用字足以影響收件人對你的印象。由僱員體驗平台Perkbox Insights的研究發現,若電郵中出現令人討厭的用字,足以令你在職場上被邊緣化!


【自我增值】30句職場常用英語你識幾多?Meeting、Email溝通無難度

調查訪問了近2千名僱員,當中近7成半受訪者都表示電郵是辦公室中最常用的溝通工具,而接近一半受訪者認為以「Hi」作為電郵開首的招呼語是最完美的,而近7成人認為以「Kind Regard」作結是最理想的。

電郵問候語決定第一印象 大忌係…
不論你的收件人是同事、上司,還是新客戶,以一個簡單的「Hi」作為問候語已經足夠,但近半數的受訪者表示曾經收到沒有任何問候語的工作電郵,令人感覺無禮,亦無法感受到寄件人的誠意。此外,「To whom it may concern」也被視為很差的問候,而「Hey」和「Happy (Day)」的排名也很差。而要數最惹人討厭的電郵用句包括:

1/ Just looping in…
2/ As per my last email
3/ Any updates on this?
4/ Just checking in
5/ Confirming receipt/ confirming that I have received this
6/ Per our conversation
7/ Please advise
8/ Thanks in advance
9/ Hope you're well

電郵的大忌
調查發現,14%受訪者認為於工作電郵中使用感嘆號是不恰當的做法,而其他用字和句子一樣不應該出現在電郵中。67%受訪者認為大寫單詞或句子都是不恰當的,而以下都是工作電郵的大忌:

1/ 一個句子全部大寫(67%)
2/ 親密用字如「Kisses」(65%)
3/ 胡亂CC與電郵內容無關的人(63%)
4/ 使用俚語,如「OMG」(53%)
5/ 太多感嘆號(52%)
6/ 錯字/錯文法(50%)
7/ 電郵內容太長(29%)
8/ 使用表情符號(29%)
9/ 沒有署名(23%)
10/ 重覆發送電郵(22%)
11/ 使用笑面符號(22%)
12/ 不同色彩的文字(21%)

另外一項研究發現,以保守的方式和用字去寄送電郵是最安全的做法,而當電郵的標題只有一個字時,會更容易獲得回覆,而只有50字或以下的電郵的回覆率亦會增加4成。

【商業電郵】想表達誠意?電郵結尾不要再寫「Thank you」

Look out for further updates on our Facebook fan page!

Related Articles

  • 【商業電郵】10個電郵禮儀 每個打工仔都要識!

    電郵是大部分企業內部最常用的溝通工具,我們會用電郵與上司、同事保持交流,定期匯報工作進度,亦會以電郵通知同事何時開會、會議議程、會議紀錄等,並與客戶保持聯絡等。一封電郵,用字和格式足以影響客戶、上司對你的印象,以下10個電郵禮儀,你又識唔識?

  • 【自我增值】Email常被已讀不回 記得做足3個小細節

    工作並非一個人的事,要與人合作時,最常遇到的麻煩事就是「藍剔」,甚至「灰剔」。無論是Whatsapp還是Email,已讀不回,或者不讀不回......

  • 【職場網民Talk】人工高壓力大 45歲打工仔寧退休不轉工?

    辛苦工作20多年,捱到今時今日,也是為了安穩的生活。如果你存款足夠,對現職工作又不太滿意,你會選擇轉工還是索性退休享受生活?......

  • 【職場制勝】開會突然被點名 無意見可用兩招化解尷尬

    開會是不少打工仔的例行公事,會議上不同部門的員工輪流發表意見,當你正在放空,或者因為議題與自己的工作沒有直接關係而沒有留神時,上司卻突然點名詢問你的意見,這個時候如果你只懂回答:「我沒有意見」、「我同意大家的說法」,不願表達自己的想法,久而久之,同事/上司就不會再徵求你的意見,令你漸漸失去存在感,更遑論升職加薪。

  • 【自我增值】由數碼營銷到網頁設計 推介3個網上課程

    科技發展日新月異,學歷只是工作最基本的入職門檻,想維持競爭力,各行各業的打工仔都要增值自己,想升職加薪,除了看工作表現,還要看你身上有多少張證書。不過,都市人工作繁忙,下班後還要抽時間到學校上課談何容易?今次為大家推薦幾個網上課程,讓你足不出戶都能考取證書。

  • 【自我增值】成日俾老闆鬧? 3招提升EQ

    受新冠肺炎疫情影響,香港經濟進入低潮,眾人壓力愈來愈大。當員工做錯事,有些上司會大聲指責,令公司團隊士氣低迷。有打工仔覺得自己每天上班都在責罵聲度過......

  • 【成功之道】愛因斯坦金句 教你成功人生3要訣

    許多打工仔事業大過天,認為成功的人生最重要就是事業有成,但在愛因斯坦的思維中,其實「成功」的定義有三,工作之外還有兩大因素......

  • 【自我增值】工作辛苦卻不敢離職 中年要識4招捱過

    常言「三十而立」,但是要有成就絕不容易。香港的打工仔本身工作壓力已很大,加上人到中年,肩上要擔起的不再只是自己的日常開支......

  • 【職場制勝】成功人士工餘時會做的5件事

    成功人士,總是終日埋頭苦幹,把所有精神投放於工作上嗎?事實上,許多成功人士都知道培養興趣的重要性,愛好不但能激發對事業抱負,亦能為自己充電。根據2014年發表於Journal of Occupational and Organizational Psychology的研究指出,企業應該鼓勵員工進行有創意的活動,以維持心理健康,並在下班後快速充電,培養良好的興趣更有助提升工作表現。在工餘時,可以考慮跟隨成功人士做以下5件事:

  • 【社工唔易做】社工與服務對象 個案結束等如關係終結?

    社工經常要面對與服務使用者的「專業工作關係」與「個人情感支援者」之間的拉扯和掙扎。就如「開Case」時,社工必然需要與服務使用者建立專業而對等的互信合作關係......