【商業電郵】Send Email前睇真啲!避免9句最惹人討厭的句子

電子郵件,是辦公室最常用和最正式的溝通渠道,我們會以電郵向同事、上司匯報工作進度,亦會透過電郵與客戶聯絡,當中的用字足以影響收件人對你的印象。由僱員體驗平台Perkbox Insights的研究發現,若電郵中出現令人討厭的用字,足以令你在職場上被邊緣化!


【自我增值】30句職場常用英語你識幾多?Meeting、Email溝通無難度

調查訪問了近2千名僱員,當中近7成半受訪者都表示電郵是辦公室中最常用的溝通工具,而接近一半受訪者認為以「Hi」作為電郵開首的招呼語是最完美的,而近7成人認為以「Kind Regard」作結是最理想的。

電郵問候語決定第一印象 大忌係…
不論你的收件人是同事、上司,還是新客戶,以一個簡單的「Hi」作為問候語已經足夠,但近半數的受訪者表示曾經收到沒有任何問候語的工作電郵,令人感覺無禮,亦無法感受到寄件人的誠意。此外,「To whom it may concern」也被視為很差的問候,而「Hey」和「Happy (Day)」的排名也很差。而要數最惹人討厭的電郵用句包括:

1/ Just looping in…
2/ As per my last email
3/ Any updates on this?
4/ Just checking in
5/ Confirming receipt/ confirming that I have received this
6/ Per our conversation
7/ Please advise
8/ Thanks in advance
9/ Hope you're well

電郵的大忌
調查發現,14%受訪者認為於工作電郵中使用感嘆號是不恰當的做法,而其他用字和句子一樣不應該出現在電郵中。67%受訪者認為大寫單詞或句子都是不恰當的,而以下都是工作電郵的大忌:

1/ 一個句子全部大寫(67%)
2/ 親密用字如「Kisses」(65%)
3/ 胡亂CC與電郵內容無關的人(63%)
4/ 使用俚語,如「OMG」(53%)
5/ 太多感嘆號(52%)
6/ 錯字/錯文法(50%)
7/ 電郵內容太長(29%)
8/ 使用表情符號(29%)
9/ 沒有署名(23%)
10/ 重覆發送電郵(22%)
11/ 使用笑面符號(22%)
12/ 不同色彩的文字(21%)

另外一項研究發現,以保守的方式和用字去寄送電郵是最安全的做法,而當電郵的標題只有一個字時,會更容易獲得回覆,而只有50字或以下的電郵的回覆率亦會增加4成。

【商業電郵】想表達誠意?電郵結尾不要再寫「Thank you」

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