【商業Email】13種Ending的含意 專家教切忌濫用Thanks

辦公時寫的Business Email與一般Email不同,除了用字以外也講求格式、語調等多項細節。你又是否記得自己寫的Email如何作結?美國著名商業禮儀專家Barbara Pachter、作家Will Schwalbe 及Aliza Licht均認為Email收尾時不宜過於唐突,更要因應不同情況去選擇用字︰
1/ Best
3位專家一致認同All the best、Best wishes及Best regards等帶有Best字眼均為最安全的選擇。

2/ Thanks及Thanks again

在Email尾端表示謝意,我們會用上Thanks。唯如果不是真正表達感謝之意,又或是在安排工作上過度使用Thanks,就會加強對別人下指令的壓迫感。

3/ TTYL、TAFN

避免使用俚語和縮寫,例如TTYL(Talk to you later)及TAFN(That's all for now),此等用語都會予人不專業的感覺。

4/ Sincerely
用此字前首先問問自己,你是否正在寫求職信?如果只是普通一封Business Email的話,用上Sincerely就顯得過於正式,而且態度冷淡。

5/ Looking forward
除非在未來的日子真正進行會面,否則重複或過度使用Looking forward但沒有實質行動,變成空頭支票。

6/ Speak with you soon、Talk soon
同樣地,在有需要與對方洽談時方可使用,應用在客戶身上的話,Talk soon等字眼亦給人Casual的感覺,注意使用。

7/ Warmly
Schwalbe認為,Warmly比Sincerely親切,但又比Best正式,視乎與收件者的關係或認識程度。

8/ Cheers
3位專家指出,以Cheers作結是澳洲及英國人常用的,當中帶點自我的感覺。

9/ Yours faithfully
這個的正式程度與求婚的語調無異。

10/ Respectfully
這令人聯想起正在聯絡上了年紀的人,同樣是政府官員等官方式對話的用語。

11/ Take care

與Safe flight一樣有祝福的涵意,但如果對方「無病無痛」,用上Take care就會使人不安。

12/ 下款只寫自己英文名
Licht以及Schwalbe均同意這是讓人感覺冷淡以及唐突。

13/ 下款只寫自己英文名首個字母
即使內部電郵也好,只留下字母的話會沒有人懂得你的意思。

電郵歸電郵,WhatsApp歸WhatsApp,各有用法和限制,最重要還是看對象。

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