【商業Email】5個惹人討厭的電郵習慣 亂咁cc人係死罪?

作為在辦公室工作的打工仔,每日收發幾十,甚至過百封email實屬等閒事,要在send每個email時都保持專業並不容易。不過,以下這些電郵習慣就應該盡量避免,否則隨時得失客人之餘,又惹上司同事討厭。

1/ 咩都話urgent

有種人習慣在電郵的標題或主旨強調「緊急」(Urgent),但電郵的內容卻並非如此緊急。正如狼來了的故事,當別人再收到你的電郵時,即使是再緊急的內容,都無人會相信這封是真正緊急的電郵。

2/ 過份Casual
雖然對著較熟悉的客戶或同事,自然會想用較輕鬆的語調溝通,但過分casual的用字會予人不專業的感覺。特別是,當你的上司或同事來自不同的年齡層,或許會喜歡較傳統的用字。

3/ 太生硬
在商業email中,其實可以適當地表達熱情或透露你的性格,如果只有官方的回應,會令人感覺正在跟機械人對話。

4/ 擅自cc其他人
首先,擅自把別人給你資料分享予他人的行為本身已經令人討厭,更是不應該。
不少人習慣在見到email內的資料與某同事有關時,就會在cc list上加上該同事的email,但這樣做其實不但沒有尊重發信人,亦是強行把其他同事加入對話中,或會對別人造成困擾。所以,cc前應「停一停,諗一諗」,先通知發信人再行動。

5/ 深宵/清晨時份send email
即使你習慣做夜貓,又或心繫工作在深夜睡不著,都不要在深夜或清晨時份
(如凌晨1時至早上6時)回覆或傳送email,因為當收件人看到你的傳送時間時,或會認為你是一個工作狂,甚至有強迫症。所以,即使工作靈感突然在深夜襲來,亦應該先把email儲存在草稿內,到辦公時間才傳送出去吧!
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