學習項目管理 在基礎上尋突破

學習項目管理 在基礎上尋突破

文:香港社會服務聯會社聯學院 - 馬歡儀

隨著社會服務界的資助模式的轉變和新的社會需求出現,不少機構都會以「項目經理」、「項目幹事」等職銜作招聘。各機構不同性質的項目,都有各自的目標和理念,掌握「項目管理」,便能有系統地在「項目管理」框架下,周全地照顧到項目牽涉的不同範疇,有效地進行和完成項目,令項目的成效和可持續性大大提升。

訂立項目章程
在執行項目的時候,你是否曾經感到迷惘呢?不知道項目要做到甚麼程度才算「成功」,不知道何時應推前腳步,誰是你真正的持分者?項目章程(Project Charter)清楚地釐訂項目目標、背景和緣由、內容、重要里程、預算、風險、持份者參與、負責同工,在日後開動計劃時,絕對有助項目團隊全面地了解項目的要求、自己的角色,或在必要時調整章程內容。

由於項目章程乃項目的基本概覽,項目經理可利用不同的管理分析工具,如持份者參與(Stakeholder engagement)分析、RACI分工表等,這亦有助機構有系統地累積不同項目資料和做好知識管理,提升項目的可持續性。

尋求新的突破
更多的同工面對的情況,可能是「項目計劃已經運作多年,每一次都是按照上次的經驗去做,目標都是以往那些。」這樣看來,歷史越久的項目,創新和進步的空間豈非越少?

對於機構具有豐富經驗的項目,項目經理可配合客觀環境的轉變、過往的經驗,對以往的項目運作,甚至是主題,綜合出不同的問題,重新為項目目標和內容定位,迎合不斷變化的社會需求和期望,不應該「為做而做」。

項目經理可藉著培訓,重新思考手上的項目做法,為項目團隊帶來新的方向,為項目注入新元素和動力。嘗試將社會問題和執行項目時遇到的困難轉化為機會,刺激團隊在營運模式、伙伴關係、服務內容、人力資源等方面,以新角度檢視和開發,發揮項目的潛力和創造更大的社會影響。

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因時因地制宜
相對本地的項目,負責境外的援助及發展項目的同工,更受著不同的政治、文化、制度、距離等牽制。在「社會服務機構設計項目工作坊」上,便有學員分享:「我的項目是在內地農村推廣生態平衡與環保,在推廣時發覺『環境保護和責任』對當地農民來說,是很遠的概念,他們認為這是不切實際的。

「這與城市人的概念很不同。」亦有學員分享,不同國藉的人都有其獨特的工作和合作模式;而財務、時間、人力資源管理等方面亦遇上不少困難。這種種情況都應該早在項目設計階段被納入計劃之中,預先減低或避免有關的風險。

由於發展項目的複雜性更大,擁有25年與非洲、亞洲和阿拉伯發展及慈善機構合作經驗的高級導師和顧問Mr Flemming Gjedde-Nielsen認為一個理論未必能應付機構實際面對的情況,項目經理應融匯貫通的因時因地制宜,如揉合兩個常用的項目設計方法「邏輯框架法」和「項目周期管理」設計援助及發展計劃,互補理論的不足,而在過程中,項目團隊應何時共同參與設計(participatory process),何時應由項目經理或其他專家主導("Expert"lead process)。

「做對的事」比「把事做好」重要
一個項目的靈魂,在於項目團隊有否時常反省「這是為了甚麼?」Flemming強調,「做對的事」比「把事做好」重要,不應視工作為流水作業,要賦予其意義。

從績效為本管理(Result-based Management)的角度出發,績效比結果(output)重要,為項目訂下簡單、具體、可量度、可行和富關聯性,在指定時間內的成效指標,才能真正實踐項目的目標。

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