【小薯求生包】Email潛規則6個

文︰魏民菁

寫Email,同樣睇到你個人有無logic。

身為office打工仔,Email日日打、月月出、年年砌,之不過做得多唔代表做得啱、做得好。以下6條基本問題,即管畀各位測試下自己係咪堅識寫Email。

1/ Email 題目要點寫?
「簡而精」,相信這是大部分人的答案,但不要忘記須加上適當的關鍵字。以開會通知為例,單以「Meeting」一字作題目,會容易令人混淆其他會議。建議最好註明部門名稱,或使用「Weekly/ Monthly Meeting」等帶有時間性的字詞,增加辨識度。

2/ 上款用「Dear」定「Hi」好?
很多人第一次通訊會以「Dear xxx」稱呼對方,以表示尊重,中文可解作「親愛的」。時代變,現時愈來愈多人逐漸以「Hi」取代「Dear」,甚至直呼其英文別名。

至於應該用「Dear」定「Hi」,要視乎收件人的身份,以及彼此關係,如是相熟同事,則可用較輕鬆的語調,以「Hi/ Hello」作開首。

3/ Email要有邊3部分?
寫Email同寫信一樣,離不開「前言」、「內容」及「結語」3大部分。一開始,要先說明動機:

- 「I am writing to enquire about……」
- 「Thank you for your email about/ regarding...... 」

表明自己身份,說明動機過後,下一步就要描述一下「你想對方做啲咩」、「你將會做啲咩」或「你已經做咗啲咩」,例如︰

-「I would be grateful if you could……」
-「I am attaching the files……」

最後,除撰寫結語外,都可加入其他提示,或表示謝意︰

-「If you have any questions, let me know as soon as possible.」
-「Thank you again for your information.」

4/「Best regards」以外仲有咩下款?
以前學英文會教大家下款寫「Yours sincerely」或「Yours faithfully」,這是舊式用法。取而代之,是「Regards」或「Best regards」,旨在於Email結尾再次表示問候。當然,還有以下各種選擇︰

- 表示親切︰「Cheers」、「Warmest」、「Take care」等;
- 表示謝意︰「Thanks」、「Thank you」、「 Thanks so much」等。

5/ 收件人排序有玄機?
如果Email同時有多個收件人,在輸入收件名單時最好有一個常用排序,例如以姓氏、職級等,排序亦可能因公司文化而有所不同。若缺乏排序,會給人「先後不分」、「亂中無序」的感覺。

6/ 「BCC」同「CC」有乜分別?
「BCC」即是「Blind Carbon Copy」,中文為密件副本,當你想某人知道相關內容,但又不想讓郵件內其他人知曉,就可使用此保密功能。不過,要注意若「BCC」收件人一個唔小心「全部回覆」,就會令所有收件人都知道「BCC人」的存在。

至於「CC」即是「Carbon Copy」,中文為副本,通常傳送給與事件沒有直接關係,但又須要被通知的人士,例如其他部門同事。

延伸閱讀︰
-日夜無間做 打工仔過勞症狀Checklist

-Pokémon GO癱瘓辦公室 你屬於哪種人?

- 返工追求開心好幼稚嗎咩?

- 10大騎呢扮工活動

-【男女適用】免做煩膠6要訣

上載日期:2016年8月10日


Look out for further updates on our Facebook fan page!

Related Articles

  • 【自我增值】5句說話 展現你的自信

    無論是職場上還是生活上,自信心是一個人能否成功的關鍵之一。不是,嘗試表現自信和真正自信是不一樣的,真正自信的人不會害怕承認自己的不足,勇於承擔責任和道歉,願意向別人學習。參考以下5句自信的人經常會說的話:

  • 【身份證號碼看運程】一文睇晒10月事業、愛情、財運預測

    數字命理分析專家轉姐(June Ho)分享指每人的身份證號碼,都有一個本命號碼,亦即是身份證號碼英文字後第三個數字,如果你的身份證號碼為A123456(7),你的本命號碼就是3,亦即是3數人。

  • 【自我增值】大學生擔心入場費高唔敢投資? 月供股票3大好處

    大學生想學投資,應該從何入手?

  • 【職場熱話】老公被炒月收入少3萬 網民有愛提慳錢方法

    連串社會事件令香港經濟不穏,不少人擔心要放無薪假甚至被裁員。近日有網民於討論區發帖指,老公被解僱,頓時失去預算,每月生活費包括屋租、家用,令生活成疑。

  • 【自我增值】份糧成日都唔夠使?5大消費壞習慣你要知

    有沒有發覺自己無論人工幾多,每到月尾都是不夠用,但又不知道錢花在何處?

  • 【職場溝通】訊息秒回還是已讀不回?5個失誤影響你的聲譽

    隨著智能電話的普及,人與人之間可以隨時隨地進行溝通,不少人喜歡以文字訊息取代傳統的電話通話。在職場上,以文字訊息通訊可以留下紀錄,方便日後查看,亦可以隨時隨地把信息傳遞,待對方空閒時回覆。不過,在傳送訊息前記得留意有沒有犯下以下5個失誤,否則隨時影響同事對你的觀感。

  • 【自我增值】擁有呢兩個特質 幫助你成為出色的CEO

    要成為一位出色的行政總裁(CEO),擁有豐富的財務行業和海外工作經驗絕對大有幫助。專才招聘公司Robert Half的最新研究CEO Tracker揭示了恒生指數成份股企業CEO的行業背景和經驗,指出四分一(24%)CEO擁有財務方面的行業經驗,89%曾在海外工作,其中以中國內地和美國最為普遍。

  • 【自我增值】評估4件事 睇下自己有無入錯行

    當你在找工作時,你需要先了解自己,再探索合適的工作,所以在選擇職業時,你要作出自我評估。而有效的自我評估,必須考慮到個人與工作相關的價值觀、興趣、性格類型和能力。

  • 【自我增值】港人每月儲$7,500 究竟儲幾多先有安全感?

    【晴報專訊】港人長壽,如想安穩退休要有多少積蓄?有調查指港人每月平均儲蓄7,500元;50至65歲在職者則月儲近萬元,更認為需要超過500萬才可安心退休,近3成人表明如未達標會做兼職。

  • 【自我增值】升職加薪唔輪到你?你有5件事可以做

    在工作期間,獲得升職加薪的機會並不容易。若然老細拒絕你的升職加薪請求,自暴自棄也沒有用。以下有5件事你可以做,促進日後的職業發展。