【技能提升】仲叫人「Attached please find」?5個你應該在2020年摒棄的電郵用語

踏入2020年,Email還在用早已過時的句子?嚴選5個常見文法或用法錯誤的電郵用語:

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1. Attached please find
雖然很多人習慣一有附件就「手快快」寫上「Attached please find」,既正式,又有「Please」,看起來有禮貌又大方。其實,根本不用那麼造作,直接寫:「Attached is…」即可!反正對方也只是等着收取你的附件,而不是你的客套說話。

2. Well received

「Received」的意思是「我收到了」,不知從哪裡帶起的「潮流」,在前面加上「Well」。「Well-received」看起來感覺像感激對方傳來的電郵,但實際上的意思卻是「正面的評價及迴響」,多用於演講或文學作品得到良好反應時的回應:「Your speech last night was well received.」你昨晚的演講獲得好評。以後收到電郵時,回覆對方:「Thank you for your email」或「Thanks for your prompt reply」就可以了。

3. Please be advised
這句英文雖然簡單易明,而且有禮又得體,可是,太有禮、太得體,同樣是個問題。試想想,「Please be advised」翻譯成中文,就變成「謹通知台端」。有必要在日常公事電郵用上如此老派又嚴肅的字句嗎?其實,直接將你想傳達的訊息,用友善又平易近人的文字表達出來就好,不要一出口就說「Please be advised that the XXX is overdue.」,試着說:「XXX is overdue.」或者「We have yet to receive the XXX」亦可。

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4. Dear
在書信來往時,在上款寫「親愛的」,不會被指是錯誤,但卻未免有點過份修飾。彬彬有禮的用字,常見於老派英語。可是,新一代的英語,卻不會過份拘謹,即使是客戶,也常常以「Hi」代替「Dear」。語言會隨着時代變遷而有新的潮流、新的模式,多留意其他人的用字,再決定自己發出電郵時還應否用上「Dear」等字眼吧!

5. Thank you in advance

這樣說,雖然按字面意思是「先謝謝你了」,但背後卻是先假定對方已答應你的要求,情況就如未經討論就先下了定論。若有求於人,或項目需要經多方協商,定下細節,至少應給對方考慮的空間。換上「Thank you for considering my request.」或「Please feel free to suggest any other feasible solutions.」較實際之餘,更有效推動討論。

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