【技能提升】疫市打工仔必學6大Excel秘技

「疫」境求存,大家都需要提升技能。近日因疫情影響,打工仔人心惶惶,除了怕公司無生意,更怕自己因工作表現、技巧不及其他同事而隨時可能被「開刀」。若要保住飯碗,不妨趁工餘時間,多學幾個Excel技巧旁身:


1. 分析資料好幫手──樞紐分析表(Pivot Table)
各式各樣的資料整理及分析,如同事居住地點、年齡分佈、工資、工作時數等

用法:
在[插入]中點選「樞紐分析表」功能。於上方選取需要分析的資料範圍;下方則可選擇想存放樞紐分析表的位置

2. 一鍵即出結果──篩選器(Filters)
當你的Excel表只有幾十個項目,當然容易查閱。但當有成千上萬個項目,要找出特定資料就難上加。多利用篩選器,當只要選取某些符合條件的資料時,就快捷又方便。

用法:
選取你需要篩選的資料,然後點選「資料」及「篩選」。篩選器會出現於你所選擇的資料中的第一個列(Row)。你可以將篩選器可以加到每一個欄(Column)。點開小三角型進行勾選,報表便會只顯示有勾選的資料。

3. 秒速將欄位轉換/互換
有時已經整理好的資料,突然發現原來要由欄(Column)與列(Row)的位置,其實不需逐個轉換。這時只需要轉置(Transpose)去交換,便可節省不少時間。

用法:
選擇需要複製的範圍,進行複製,再移至想貼上的地方,不要和原來資料重疊即可。

4. 利用COUNTIF找出特定數字的數量
要選最受歡迎的Excel功能,COUNTIF一定榜上有名。處理大量資料,並需要統計重複出現的字元或數字時,這項功能就大派用場。

用法:在儲存格內輸入=countif(range,criteria),其中:
第一個參數:range(要計算其中非空單元格數目的區域)
第二個參數:criteria(以數字、表達式或文本形式定義的條件)

延伸閱讀:【HR日常】幾百個員工資料計到眼花?即睇9條HR常用Excel Formula

5. 利用 INDEX MATCH多條件地查找資料

其實除了很好用的VLOOKUP的查找功能外,還有一個叫INDEX MATCH的功能可以幫忙,而且可以更快、更準確地查找資料。

INDEX 共有3個參數,分別為:
-查閱範圍:設定查閱範圍
-列(Row):指定要取出表格中的第幾列資料
-欄(Column):指定要取出表格中的第幾欄資料
MATCH的算式:=MATCH(查閱值,查閱範圍,符合程度)
MATCH共有3個參數,分別為:
查閱值:Excel將依據這個值進行查找
查閱範圍:設定查閱範圍
符合程度:符合程度可以為1、0、-1。如果填寫0,就會查找跟查閱值完全一樣的資料;如果填寫1,則會查找小於或等於查閱值的資料;如果填寫-1,則會查找大於或等於查閱值的資料。
INDEX MATCH合用:=INDEX(查閱範圍,MATCH(查閱值,查閱範圍,符合程度)


6. 利用&合拼儲存格資料
很多情況下,姓名、地址等資料都會分開輸入,而當需要重新合拼時,「&」就成為非常重要的功能。
用法:在儲存格內輸入=A2&" "&B2,即可將A2和B2的資料合拼。

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