【技能提升】Word原來可以咁用!即睇5個小功能

Microsoft Word是打工仔從讀書到就業都會使用的文書處理程式,或許有人以為Word只能打字或製作圖表,其實Word有很多神奇技巧,方便打工仔工作,今日CTgoodjobs為大家介紹其中5個功能:

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1. 比較文件──比較新版本與原版文件分別
上司或老師幫你修改文件或作業,希望令它更完善。然而,有時大家未能一時三刻找到修改了甚麼,於是Word貼心提供「比較文件」功能,系統會顯示檔案刪改之處,讓打工仔從中學習。「比較文件」可在「校閱」工具欄找到。


2. 翻譯──不用每次都要勞煩Google Translate啦!
若想簡單快捷翻譯文字,不一定要將文字複製到Google Translate,其實Word內置「翻譯」功能,可以立刻將文字翻譯成其他語言。當然,翻譯質素算不上盡善盡美,至少減省了翻譯時間和複製貼上程序。「翻譯」同樣可在「校閱」工具欄找到。


3. 保護文件──重要資料要保密
若文件涉及機密內容,或不想檔案被人隨便修改,可以利用Word功能上鎖,只要使用「保護文件」功能,使用者打開檔案或修改文件前,都要輸入密碼,亦不會有任何密碼提示,以免有人「白撞」密碼。

Word 2007或2010用戶如欲使用「保護文件」密碼上鎖功能,首先要按「另存新檔」,然後按「工具」,選擇「一般選項」,並輸入保護密碼或防寫密碼。
圖源:Microsoft支援
圖源:Microsoft支援

至於Word 2010以後推出的版本,則在「檔案」頁面選「資訊」,然後在「保護文件」選擇「以密碼加密」。

4. 隱藏內容──老師必備恩物
有些文件列印時,可能先要刪走重要內容,例如老師列印試卷預,要先將句子中的正確答案刪走。其實Word有「隱藏」功能,只要選取需隱藏之文字,在「字型」選擇「隱藏」,列印時,相關字脈亦不會出現。



5. 排序──一鍵將姓名順序排列
有時打工仔會用Word製作出席活動人員名單,如姓名能順序排列,活動當日就能減少翻查名字時間。只要使用Word「排序」功能,就用按筆劃將姓名順序排列。「排序」在「常用」工具欄可以找到。



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