有關推薦信的4.5個Do’s

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提起推薦信,我想起在某大學教書的朋友跟我分享一個故事:早上回校,打開辦公室的門,地上有「一張紙」,仔細看看,竟是「自己」給某學生的推薦信……「是不是我的記憶力退化得太快?」朋友想不起自己曾答應這位同學要求,為他撰信,更沒曾付諸行動,為何地上有一封「自己」撰寫的推薦信?第二天,學生來到老師的辦公室:「昨天給你的信,如果你已簽署,請交還給我!」……孩子!推薦信不是這樣的一回事。

大學生求職、進修「旺季」,需要師長的推薦信,我綜合自己每年最少撰寫三十封推薦信的經驗,跟你總結以下4.5個Do's!

1. 注意禮貌:例如直接把履歷表電郵給我,然後寫句「幾天後我來取推薦信」,這種不尊重的做法,通常都會被我婉拒……是我推薦你,不是你推薦你自己。我明白有師長太忙,要求學生撰信,自己簽名了事……包括我在內,至少有大部份人不選擇這種做法。

2. 給予足夠時間:推薦書既由推薦人撰寫,求職者就沒甚麼可做嗎?那不一定。例如給予足夠的時間讓他作準備。雖然一封信可以是幾分鐘的事,但為表誠意,最遲也應該在截止提交日期前一、兩星期與推薦人聯絡,以我自己的經驗而言,要求學生補足自己、申請詳情(不同工作、工種的求職申請,不同學位、不同學科的升學申請,我都會強調學生不同的優點,藉以提高他的成功機會)。

3. 詳細資料:對!要量體裁衣地寫推薦信,申請人就應該提交適當的資料,包括詳盡的履歷表,可以的話還應該附上招聘廣告或申請入學的詳情,因為有經驗的推薦人能分析招聘廣告背後的意思,適當地調整推薦書的措詞與內容,切合僱主對職位空缺的要求,而且推薦信的提交方法、提交郵寄、電郵地止,又或截止日期,都是推薦人撰信時必須知道的事。

4. 如果推薦信需要通過郵寄送達,而求職者又能附上已貼上足夠郵資的信封,信封面又預先寫上地址及職位空缺的代號,這些做法能表現求職者體貼、設想周到的性格特點,亦避免推薦人忙中有錯,或填錯求職者的個人資料,又或把郵件寄發到錯誤的地址,利己利人。

除此以外,我還有半個自私的要求……為學生撰寫推薦書是我的責任,何況事不離實,得到聘書,申請人自己的努力是主因,推薦信只是幫他一把而已,但學生如果能在知道求職的結果,不管是好是壞,都給推薦人一個電郵,說句多謝,對付出過時間的推薦人而言,已經是再好也沒有的回報。

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上載日期︰2016年11月17日


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