有關推薦信的4.5個Do’s

提起推薦信，我想起在某大學教書的朋友跟我分享一個故事：早上回校，打開辦公室的門，地上有「一張紙」，仔細看看，竟是「自己」給某學生的推薦信……「是不是我的記憶力退化得太快？」朋友想不起自己曾答應這位同學要求，為他撰信，更沒曾付諸行動，為何地上有一封「自己」撰寫的推薦信？第二天，學生來到老師的辦公室：「昨天給你的信，如果你已簽署，請交還給我！」……孩子！推薦信不是這樣的一回事。

大學生求職、進修「旺季」，需要師長的推薦信，我綜合自己每年最少撰寫三十封推薦信的經驗，跟你總結以下4.5個Do's！

1. 注意禮貌：例如直接把履歷表電郵給我，然後寫句「幾天後我來取推薦信」，這種不尊重的做法，通常都會被我婉拒……是我推薦你，不是你推薦你自己。我明白有師長太忙，要求學生撰信，自己簽名了事……包括我在內，至少有大部份人不選擇這種做法。

2. 給予足夠時間：推薦書既由推薦人撰寫，求職者就沒甚麼可做嗎？那不一定。例如給予足夠的時間讓他作準備。雖然一封信可以是幾分鐘的事，但為表誠意，最遲也應該在截止提交日期前一、兩星期與推薦人聯絡，以我自己的經驗而言，要求學生補足自己、申請詳情（不同工作、工種的求職申請，不同學位、不同學科的升學申請，我都會強調學生不同的優點，藉以提高他的成功機會）。

3. 詳細資料：對！要量體裁衣地寫推薦信，申請人就應該提交適當的資料，包括詳盡的履歷表，可以的話還應該附上招聘廣告或申請入學的詳情，因為有經驗的推薦人能分析招聘廣告背後的意思，適當地調整推薦書的措詞與內容，切合僱主對職位空缺的要求，而且推薦信的提交方法、提交郵寄、電郵地止，又或截止日期，都是推薦人撰信時必須知道的事。

4. 如果推薦信需要通過郵寄送達，而求職者又能附上已貼上足夠郵資的信封，信封面又預先寫上地址及職位空缺的代號，這些做法能表現求職者體貼、設想周到的性格特點，亦避免推薦人忙中有錯，或填錯求職者的個人資料，又或把郵件寄發到錯誤的地址，利己利人。

除此以外，我還有半個自私的要求……為學生撰寫推薦書是我的責任，何況事不離實，得到聘書，申請人自己的努力是主因，推薦信只是幫他一把而已，但學生如果能在知道求職的結果，不管是好是壞，都給推薦人一個電郵，說句多謝，對付出過時間的推薦人而言，已經是再好也沒有的回報。

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上載日期︰2016年11月17日