【溝通技巧】職場代溝點解決? 溝通要識4大技巧

雖然經常說學校是社會縮影,但職場的同事可不是和你差不多年紀、資歷的同學。尤其公司多數由不同世代的上司與員工組成,大家的溝通模式差距很大,容易不良溝通,造成許多不必要的誤會。要減少溝通誤會導致的後果,專家建議管理層先了解不同世代的差距,再用以下4種溝通技巧:


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意識世代差距(Generational Awareness)

每個世代所偏好的溝通方法和模式不太一樣,以下是不同時代的幾種典型溝通模式,可以作為參考:
‧嬰兒潮世代(1945-1965年出生的員工)
喜歡正式直接的交流,偏愛使用面對面、電話、電子郵件交流,比較重視事情的背景與細節
‧X世代(1965-1980年出生的員工)
喜歡非正式和靈活的交流,偏愛使用電子郵件、電話、訊息和Facebook交流,比較重視專業禮節。
‧Y世代(1981-2000年出生的員工)
喜歡真實、快速的交流,偏愛使用信息、聊天室、電子郵件和Instagram交流,比較重視效率和以網絡平台優先(Digital First)的方法
‧Z世代(1995年後出生的員工)
喜歡高透明和視覺溝通,偏愛面對面、Snapchat、Youtube、Tiktok和FaceTime交流,比較重視食品、語音訊息

在以文本溝通方面,每一代人使用表情符號的習慣都會暴露代溝。有研究指出比起Y世代(71%)、X世代(61%)和嬰兒潮世代(53%),Z世代(83%)更傾向以表情符號來表達情感。

延伸閱讀:【自我增值】眼神接觸7技巧 靠第一印象取勝

1. 使用同事偏愛的溝通方法

就上述的世代溝通偏好,大家如果與不同世代溝通,可以使用使用與你溝通的人所偏愛的溝通方法。而且,該溝通手法必須與傳遞訊息的類型所匹配,以下有幾種訊息類別:
‧電話:進行詳細、長時間或感性交談
‧電子郵件:信息性、說明事情的信息
‧聊天:一般公告、新聞、非正式消息、團隊合作和社交
‧視像會議(Zoom/FaceTime/Team等):用於長時間、需要豐富回應、專注或感性的對話

2. 使用相同渠道回覆
使用與接收訊息相同的渠道來回應訊息,例如收到同事的電話便應以電話回覆。如果必須換另一個渠道回應,應該在開始部分說明前提。

3. 設定期望溝通的方法
如果別人不知道你期望以什麼方式溝通,他們需要猜測你喜愛的溝通方法。相反,你可以主動告知他人如何能夠最好地聯絡你。例如在電郵溝通結束時告知對方下次用電話方式更容易找到你。

4. 建立團隊溝通協議
如今大家在高科技工作環境,清晰有效地交流至關重要。因此團隊內部應該就此分析各位同事的溝通習慣,在溝通模式上建立共識,有助日後進行更好的溝通,能夠確保工作順利外亦能建立團隊的認同感。

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