「無痛整理術」執Office 收納師︰港人有3大習性

撰文︰譚慧妍
大家早已習慣「香港地少人多」的論調,這亦常應用於各種房屋政策討論上。住屋以外,其實辦公室空間同樣影響著我們的生理及心理健康。根據美國Salary.com研究顯示,超過3成(31%)打工仔每日花30分鐘在辦公室找東西,1年便白白浪費130小時於尋找物品上。換言之,如果把辦公室環境收納整理好,員工的生產力便能有助提升。

「放下是一種學問。」這是Home Therapy創辦人林翠君(Sharon)的格言。放棄月薪$3萬的分析師工作,在拿到日本收納檢定協會專業收納認證資格後,成為教港人「斷捨離」的收納師,Sharon抱著替別人「清理紛亂的心靈空間」的心態,期望大家能更專注於現在,真正認識自己。談到空間問題,會聯想到「執屋」,但香港人的工作時間長,辦公室的空間成為大家「留守」最久的地方。根據Sharon的觀察,香港打工仔主要有3大習性︰「辦公桌上的雜物四散、同類物品會有數件以及『有位就塞』都是香港人的通病。」

要保持清潔,清理、整理又是否最好的方法?於是如何拯救一張「痛苦的」辦公桌成為打工仔,甚至企業在進行建立品牌形象時的重要考量。Sharon指出,在塑造整齊的工作環境前,要先認清4大觀念︰

1. 判斷「需要」和「想要」
根據80/20法則,80%時間會用於只有20%的物品上。辦公室桌只留下真正「需要」的物品,丟去不需要的物品,以免浪費空間及找物品的時間,提高工作效率。

2. 整理不是收納整齊,而是學會捨棄
Sharon認為大部分港人覺得收納工作等同「執嘢」於是第一步先買收納工具,但要明白到整理物品是讓物品歸位,但談到最好的收納,其實先要從捨棄物品開始。

3. 沒有「丟不掉」的物品
我們覺得總有些東西「將來有一日會用」、「丟了很浪費」、「當在買的時候很貴」以及是「別人送的禮物,所以充滿回憶」等等的理由去說服自己把物品留下。Sharon指︰「有些物品可能永遠都用不到,而且丟這個動作不一定指放進垃圾桶,我們可考慮捐給別人等環保的做法,再加上充滿回憶的物品是在於回憶而不是物品本身,所以基本上沒有「丟不掉」的物品。」

4. 所有物品都有用
Sharon就列出10大「馬上可以丟」的物品,包括不喜歡的物品、不想要的禮物、負面感情的物品、活動紀念品、已過期的優惠劵、宣傳單張、待維修的物品、代朋友或同事保管的物品、不需要的電子訂閱、下載(Download)文件檔內不再使用的文件。

實踐「無痛整理術」4 Steps 辦公室現場即席示範
理論是這樣說沒錯,當然實踐才是最重要。無事不登三寶殿,Sharon日前就受到領展的邀請去到他們的辦公室,教導員工收納和整理的概念,為總部搬遷做好準備。在云云座位中,Sharon選擇領展高級市場策劃及推廣經理黃康怡(Juliana)的座位「開刀」,示範辦公室「無痛整理術」。

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在評估Juliana座位後,Sharon發現雜物眾多,因此提供以下建議及整理步驟︰
Step 1︰把所有物品拿出及分類,並立即取走辦公室不必要的物品,例如在Juliana座位發現小型燒烤爐;

Step 2︰辦公桌上佈滿紙張是平常事,要整齊就要先由丟掉紙張開始,有用的文件可掃瞄到電腦內保存;

Step 3︰捨棄不合乎生活目標以及已過期的零食;

Step 4︰為情感類物品作抉擇例如旅行紀念品、公仔等,建議擺放數目為2至5件。

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此外亦要處理多餘的物品,如即棄餐具、文具等。

擁有一個整齊、整潔的座位,先由丟棄紙張開始、之後是零食,最後到情感類的物品。Sharon分析︰「有情感的紀念品往往是最難捨棄的物品,因為每一件都充滿回憶及感情,較難捨棄,所以務必留到最後。」

她又建議將辦公室桌分成「左」、「中」、「右」三個空間,左邊擺放剛進來,待處理的文件;中間位置是「正在處理」的文件;右邊擺放「已完成」的文件。桌上只放經常使用的物品,其餘物品按使用頻率放入抽屜內,例如文具放最頂層,較少用的文件或電子產品放最低層。她又提醒大家在購買收納物品時,要留意收納工具的大小及形狀,建議使用正方形或長方形的收納盒來取代圓形收納盒,以節省空間。

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整理過後,Juliana的位置明顯較從前整潔,物品亦有序地擺放。

經過大半個小時整理後,Juliana的座位有如新入職的員工般整潔,她分享道︰「我沒有想像過我的座位可變成現在這樣整齊,過往因為要籌備公司的活動緣故,堆積許多紙張類的參考資料,經過Sharon的提醒及指導後,發現很多物品都可以丟掉或歸還給其他同事。我亦會參考Sharon的法則,努力維持座位現狀。」

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領展企業發展及策略總經理關凱臨博士。

從員工座位到辦公室設計 減廢從公司政策出發
「無痛整理術」可應用至員工座位上,其實同樣可從公司政策著手,進行源頭減廢,領展企業發展及策略總經理關凱臨博士指︰「為企業的可持續發展,我們希望透過減少使用紙張,例如為公司用紙行為進行研究,檢視各部門使用紙張的情況,亦鼓勵同事們將使用Soft Copy,將常用表格電子化等。」

雖然關凱臨認為員工座位雜物的多寡與工作能力並沒有直接關係,但同樣會影響觀感,他又分享位於海濱匯的新辦公室將採用不同高度的辦公桌,以配合員工工作所需。與此同時,領展同樣在搬遷辦公室期間會統一回收及轉贈辦公室的傢俱,做到環保不浪費。

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領展企業發展及策略總經理關凱臨博士介紹領展新辦公桌。


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