【職場制勝】通訊程式令我們無法專心工作 3個方法管理你的WhatsApp群組

科技發展迅速,便利了我們的日常生活。只要手持一部智能電話,我們就能隨時隨地與身處異地的朋友保持聯繫,打工仔亦可以隨時隨地處理公務。不少公司都會利用WhatsApp、WeChat等通訊程式進行溝通,貪其方便、快捷,但一不小心卻會令員工分心,無法工作。


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打開你的WhatsApp,數一數你有多少個與工作有關的群組?當中討論的內容與你有沒有直接關係?與開會一樣,即使你是與會者之一,會議討論的內容卻不一定是你所關心的。過多的聊天群組不但影響專注力,更會令你感到壓力,經常擔心錯過了甚麼而分心。以下3個方法,讓你能有效地管理聊天群組:

1. 不要長時間使用通訊程式
如果公司習慣使用WhatsApp等通訊程式向員工發放消息,或討論工作細節,可以嘗試安排一個時間,要求所有同事都在線上,集中討論公事。與開會的道理一樣,我們總不希望參與一場長達一整天的會議吧?只要用得其所,通訊群組的開設確實是減少實體會議的好方法。

2. 選擇性使用
在討論一些特別重要,或者敏感的議題時,就要避免使用過多通訊程式。要知道,文字溝通往往比不上面對面的溝通,因為你無法從對方的反應、語氣等去了解其想法。因此,通訊程式只適合用作傳遞較急切,而又不太重要的通訊。

此外,在工作群組中亦要避免長篇大論,因為重要而又詳細的事最好利用電郵等正式的渠道溝通。而表情符號亦是工作群組的大忌。

3. 不要濫用群組功能
每開一個工作群組,要邀請哪些人加入,哪些人有需要加入都要想清楚。不要把每個員工都拉進去,因為群組的人數愈少,信息的傳達才會愈有效。與實體會議一樣,當你召開一場3個人的會議,大家都有機會發表意見,但當會議人數增加至7至10個人時,大家的發言機會就會減少,溝通效率亦會降低。同樣道理,如果你只需要某幾位同事,就不要把其他無關的人都加進群組中。

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