【職場制勝】開會前要準備的不是會議內容 而是...

都市人工作繁忙,每天要應付多不勝數的工作項目,還要出席一個接一個的工作會議,最令人沮喪的是,經過一小時的激烈討論,往往沒有甚麼結論,大家都不知道下一步的具體行動,只知道又要OT趕工了。想提升會議效率,關鍵不是提早準備議程的內容,而是準備不要討論的事項。


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先了解開會的目的
要避免冗長而又沒有結論的會議,最重要的是先定好會議的目的,了解想達到的具體成,邀請大家出席會議前,先用一句說話概括出會議的目的,並在開始時明確說出今天要討論甚麼,要得出甚麼結論。在會議的過程,如果發現討論的內容偏離主題,或者爭論的內容無助達到目的,就要適時引導和提醒大家回到正確的方向,這樣一是能節省時間,二來有助達成目標。

會議前的準備
清楚了解會議的目的後,要在會議開始前向開會的關鍵決策人,例如上司、部門主管等,說明開會的目的,並先取得他們的認同。之後,就要準備會議的討論事項,以及更重要的,表明會議中不討論的事項,再透過電郵等方式傳送給每位將會出席會議的人士,就能確保會議可以按照你所想的進行。

鼓勵與會者發言
會議冗長而又沒有結論,很大機會是與會者大多不太願意表達己意,彼此缺乏互動,只有會議主持人在不停報告。如果出現這種情況,你可以先點名關係較好的同事,讓大家帶頭表達意見,並不要急於堅持已見,而是表示願意傾聽大家的看法,以行動鼓勵大家提出反對意見,討論就會更順利。

延伸閱讀:【自我增值】經常被會議分心?5個簡單方法提高效率
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