【職場制勝】開會前要準備的不是會議內容 而是...

都市人工作繁忙，每天要應付多不勝數的工作項目，還要出席一個接一個的工作會議，最令人沮喪的是，經過一小時的激烈討論，往往沒有甚麼結論，大家都不知道下一步的具體行動，只知道又要OT趕工了。想提升會議效率，關鍵不是提早準備議程的內容，而是準備不要討論的事項。


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先了解開會的目的
要避免冗長而又沒有結論的會議，最重要的是先定好會議的目的，了解想達到的具體成，邀請大家出席會議前，先用一句說話概括出會議的目的，並在開始時明確說出今天要討論甚麼，要得出甚麼結論。在會議的過程，如果發現討論的內容偏離主題，或者爭論的內容無助達到目的，就要適時引導和提醒大家回到正確的方向，這樣一是能節省時間，二來有助達成目標。

會議前的準備
清楚了解會議的目的後，要在會議開始前向開會的關鍵決策人，例如上司、部門主管等，說明開會的目的，並先取得他們的認同。之後，就要準備會議的討論事項，以及更重要的，表明會議中不討論的事項，再透過電郵等方式傳送給每位將會出席會議的人士，就能確保會議可以按照你所想的進行。

鼓勵與會者發言
會議冗長而又沒有結論，很大機會是與會者大多不太願意表達己意，彼此缺乏互動，只有會議主持人在不停報告。如果出現這種情況，你可以先點名關係較好的同事，讓大家帶頭表達意見，並不要急於堅持已見，而是表示願意傾聽大家的看法，以行動鼓勵大家提出反對意見，討論就會更順利。

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