【職場大小事】4個方法縮短會議時間至每週4小時

不少上司、老闆都喜歡召開不同的部門、工作會議,目的是掌握員工的工作進度,檢視工作成果和檢討發展方向是否正確。然而,過多或過份冗長的會議不但影響士氣,更會降低工作效率。以下4個方法,有助縮短會議時間至每星期4小時。


【職場小學問】5個簡單方法 令會議更有效率

1/ 以數碼方式定期報告工作進度
開會的目的通常只有一個,就是溝通和報告工作進度。大部分企業的定期會議都是要求同事報告工作進度和成果,並檢視過去的策略是否可行。為縮短會議時間,員工應習慣定期以電郵或短訊等方式向主管匯報工作進度,以簡單快捷的方法讓對方時刻掌握你的工作,減少召開會議的次數。

2/ 以短片代替會議
有時候,我們召開會議的目的是為即將到來的公司活動、大型項目作簡介,讓同事掌握工作內容;亦有時候,上司召開會議只為向員工講解公司新政策。與其花時間開會討論,倒不如以拍攝短片代替,只說重要的事,員工亦可以自由分配時間觀看短片。此外,這個做法沒有時間和地域限制,可以照顧到來自世界各地不同辦公室的員工。

3/ 以文字取代
身為管理層,少不免經常要參與跟自己的工作無直接關係的會議,你可能只需要了解團隊的工作目標,而無需了解工作細節。為節省時間,又避免錯過重點,你可以要求與會者事後把會議議程傳給你,以文字代替會議。

4/ 站起來
想縮短會議時間,可嘗試改變會議形式,Stand-up meeting(站會)雖然沒有坐著開會般舒適,但卻不會影響會議品質,而且有效加快與會者報告和解決問題的速度。有研究指出,坐著開會可能令與會者忽略時間的過去,拖慢會議效率,更比站著開會用多 超過3成(34%)的時間。

【職場須知】為何老細總愛開會?4個會議常犯錯誤
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