【職場大小事】4個方法縮短會議時間至每週4小時

不少上司、老闆都喜歡召開不同的部門、工作會議，目的是掌握員工的工作進度，檢視工作成果和檢討發展方向是否正確。然而，過多或過份冗長的會議不但影響士氣，更會降低工作效率。以下4個方法，有助縮短會議時間至每星期４小時。


【職場小學問】5個簡單方法 令會議更有效率

1/ 以數碼方式定期報告工作進度
開會的目的通常只有一個，就是溝通和報告工作進度。大部分企業的定期會議都是要求同事報告工作進度和成果，並檢視過去的策略是否可行。為縮短會議時間，員工應習慣定期以電郵或短訊等方式向主管匯報工作進度，以簡單快捷的方法讓對方時刻掌握你的工作，減少召開會議的次數。

2/ 以短片代替會議
有時候，我們召開會議的目的是為即將到來的公司活動、大型項目作簡介，讓同事掌握工作內容；亦有時候，上司召開會議只為向員工講解公司新政策。與其花時間開會討論，倒不如以拍攝短片代替，只說重要的事，員工亦可以自由分配時間觀看短片。此外，這個做法沒有時間和地域限制，可以照顧到來自世界各地不同辦公室的員工。

3/ 以文字取代
身為管理層，少不免經常要參與跟自己的工作無直接關係的會議，你可能只需要了解團隊的工作目標，而無需了解工作細節。為節省時間，又避免錯過重點，你可以要求與會者事後把會議議程傳給你，以文字代替會議。

4/ 站起來
想縮短會議時間，可嘗試改變會議形式，Stand-up meeting（站會）雖然沒有坐著開會般舒適，但卻不會影響會議品質，而且有效加快與會者報告和解決問題的速度。有研究指出，坐著開會可能令與會者忽略時間的過去，拖慢會議效率，更比站著開會用多 超過3成（34%）的時間。

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