【職場技巧】預告自己幾點走、設定下班時間 教你6招準時放工

「我要準時放工!」不能只是一句口號或一個夢想,你要努力地讓這件事發生才行!然而,香港人工時長是常態,根據2017年《香港工時狀況統計調查報告》,當中訪問了香港34.6萬僱員,發現他們每周工時中位數為44小時,更有約一成的員工,每週工作多於56小時,準時放工真的是遙不可及的夢想嗎?

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如果工作量多少不能控制,有沒有想過由處理工作的方法開始改善?可能你很容易分心、沒有確定工作優先順序,或者有一些臨時的工作迫使你加班等。不管是什麼原因,你亦應重新評估自己的工作情況,以及善用以下6個建議,幫助自己準時下班。

(按圖了解)

只是按照工作日的流程,而忽略了安排時間處理優先工作的話,大多就會導致在接近下班時,手頭上仍有一大堆工作要處理。因此,當你在早上到達公司時,應立即確定自己當晚要離開的時間,把它寫在你的日曆上,或在手機上設置鬧鐘。
對自己做出承諾,然後與他人分享,你更有可能成功做到。當你整天討論計劃和任務時,告訴你的同事,「我今晚必須準時離開公司,所以如果你需要什麼,在下午4點前讓我知道。」鼓勵同事盡可能提早通知你任何的請求及需要,可以避免下班前不必要的任務和會議。
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設置下班時間後,在日曆上留下該時間前的 20 分鐘,例如整理電郵及收拾工作空間。此外,即使有任何突發事情,你亦能夠善用這段時間快速處理。
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你要確保在下班前完成關鍵工作。在開始工作之前,列出所有你必須完成的工作,並按它們的重要及緊急程度來排序,預留自己最精力充沛及可以長時間專注的時間做好最緊急和最重要的事情。
你會每五分鐘檢查一次郵件嗎?是否立即回復每個訊息? 雖然打工仔有必要經常與同事或客戶保持聯繫,但不斷分心會嚴重損害你的工作效率和注意力,令你的工作時間更長。相反,挑戰自己,只在幾個指定時間查看電郵,並設定數個時段完全專注工作,不看電話、不與別人談天,加快工作效率。
不少打工仔喜歡用電郵溝通,在許多事情上,它是很好的工具,不過,它也可以很耗時。如果你的收件匣中充斥著似乎永遠無法解決問題的郵件,並且阻礙你的工作,那麼是時候改變策略了。拿起電話,只需一個簡單的通話,即可節省數小時的電郵閱讀、排序和回應,效率更高。

 

(資料來源:The Muse)

 

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