【職場溝通】訊息秒回還是已讀不回?5個失誤影響你的聲譽

隨著智能電話的普及,人與人之間可以隨時隨地進行溝通,不少人喜歡以文字訊息取代傳統的電話通話。在職場上,以文字訊息通訊可以留下紀錄,方便日後查看,亦可以隨時隨地把信息傳遞,待對方空閒時回覆。不過,在傳送訊息前記得留意有沒有犯下以下5個失誤,否則隨時影響同事對你的觀感。


1/ 沒有取得對方同意

當你與客戶會面或與上司開會後,想向對方傳訊息交代工作細節,即使你已在早前的會面與對方交換電話號碼,你亦應該先透過以往的通訊方式取得對方的同意,例如以電郵或電話告知對方你將會向他的私人號碼傳信息。要知道,有些人不喜歡以私人號碼處理工作事宜。

2/ 期望馬上得到回覆

可能你認為文字訊息是即時通訊的一種,加上大部分人手機不離手,所以文字訊息是最快和最直接向同事或客戶傳遞信息的方法。不過,大部分人視文字傳訊為日常溝通,如果你有緊急的事情,希望盡快得到對方回覆,就應該打電話或傳送標題註明緊急的電郵,而不是向對方的私人號碼傳訊息。

3/ 使用太多表情符號


雖說Emoji能拉近彼此的距離,亦可以為沉悶的文字增添生氣,然而如果你傳信息的對象是客戶、生意夥伴或不太熟悉的同事,而且訊息內容是與工作有關就不應該用太多表情符號,否則會令人感到不專業或不認真。

4/ 錯Grammer / 錯字

雖然文字訊息感覺上沒有電郵般嚴肅,但如果訊息的內容是與工作有關,你亦要認真看待,不可以出現只有你和朋友才看得懂的火星文、Chinglish、簡寫等。按下傳送鍵前要再三確認信息中有沒有錯字或錯Grammer,以免影響對方對你的觀感。

5/ 錯誤的時間


雖然你可以隨時透過短訊聯繫同事,但如果訊息內容涉及工作,你就要盡量避免在辦公時間外打擾別人。如果你不得不在上班前或假期時向同事交代工作進度,就要記得說明為何選擇在此時傳送訊息。

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