【職場貼士】寫Email快過閃電俠?8招提高工作效率 極速寫郵件

相信不少在辦公室工作的朋友,應該上班的三份一時間都是和電子郵箱在一起,無論是覆同事、覆老闆、覆客人都要透過Email,外國有求職網站就整理了8個寫Email的竅門,令你可以更快更有效率完成,這就有時間可以飲杯咖啡輕鬆一下。


1.準備一些常用郵件的範本
如果有些郵件你是經常會寄出,就可以將之前寄出過的郵件改寫成為範本,到時只需刪除或是更改一些資料就可以輕鬆寄出。

2.處理郵件的先後次序
也許不少人會有「強迫症」,會跟時間次序去閱讀郵件。這反而會令你更累,因為有些郵件可能篇幅很長,卻一點也不緊急,但你卻將精神時間誤花在此,所以時間管理專家Jory MacKay就建議如果每日都要花時間去查看郵件,就要將電郵分類,非緊急的郵件可以在時間充裕時才回覆。而且每次查看郵件都為自己設定時間,那就不會令自己花太多時間在一串串的郵件上,始終「郵海無涯」。

3.善用Gmail的智能填寫功能
如果你的公司是預設使用Gmail,就恭喜你了。因為Gmail有一個非常方便的功能Smart Compose,只要輸入某些常用的句子的開頭,之後按Tab 鍵,Gmail就會為你續寫下去。

4.自動安排跟進
使用Gmail另一個好處,就是它會幫你排列需要回覆的郵件,Gmail會告訴你這個郵件是幾多天前寄入,詢問你要否回覆,而且你可以設定提醒時間,彷如多了一個小助理。

 5.將常見問題整合
有時候不同的客人卻會查詢同樣的問題,這個時候可以將答案整合到一個地方,當出現同樣問題時,只需要複製貼上,就可以快速完成。

6.語音助手
不要小看手機上的語音助手,你可能打字速度不快,但你的語速絕對比打字快,所以可以試用一下手機的語音助手將說話轉成文字,節省打字的時間。

7.和自己競爭
將工作遊戲化並不是什麼新鮮事。它有助於令你的工作變得有趣,如果你發現自己在寫電子郵件或閒逛時分心,那可以考慮設定一個時間來嘗試挑戰個人最快撰寫電郵時間。

8.先寫後改
寫電郵當然不可以錯,每隻字都應該「諗過度過」,但這不是最快完成的方法,求職網站建議先寫出想法,就算有錯別字或是格式錯誤等,可以先無視,在有整個大綱後,再進行編輯

延伸閱讀︰【職場英語】Email用字反映自信心 7個英文字令你霸氣盡失
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寫郵件除了要快,用字正式展現專業形象都好重要,以下10個簡單英文動詞就可以令你個EMAIL望落更專業



 
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