【職場須知】為何老細總愛開會?4個會議常犯錯誤

開會,是絕大部分打工仔的工作之一。不少老闆和主管都喜歡透過會議了解員工的工作進度、互相表達意見、激發新思維等。不過,過多和冗長的會議不但影響生產力,降低員工的工作效率,更影響士氣。以下4個會議常犯錯誤,令開會的意義大大減低:


1/ 邀請錯誤的人
有些上司總喜歡邀請部門的所有人一同參與會議,以聽取眾人的意見。雖然這聽得來是一件好事,但事實上對會議一點幫助都沒有。部分與會人士的工作與會議內容毫無關連,根本無法提出對事件有實際幫助的建議,只能在會議室發白日夢,不但浪費了他們的時間,亦降低了生產力。

2/ 離題
在會議的過程中,因為一位同事提出嶄新的想法而引起了與會議主題無關的討論是可以接受的,但如果會議的主題已完全偏離議程,這些突如其來的議題更是與部分與會人士無關的,就會浪費了會議的時間,亦無法滿足會議本身的目標。

3/ 獨腳戲

每個出席會議的同事,理應有同樣的發言權利。要知道,大部分主管就是希望透過會議了解同事的想法,及對工作項目的意見。如果一個人在會議中滔滔不絕地發表意見,讓其他同事沒有機會發言的話,會議的主持人就應該作出控制,讓每名與會者都有所參與和付出。

4/ 會議總結
一場成功的會議,必須會議的內容、執行項目、得出結論等紀錄下來,並在會議後在會議紀錄傳送給相關人士,好讓他們執行會議討論的項目。如果你參與的每一場會議都在簡單報告後作結,沒有人會追進會議中提到的事項,亦沒有人在意會議得出的結論,那麼你只是在浪費時間。

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