【自我增值】學識 Outlook 5大秘技 Send錯Email都唔使煩!

在香港地,普通一個打工仔,返一日工處理過百封 Email 是等閒事。在繁忙的工作裡,掌握各種 Outlook 秘技,隨時可以救你一命。
【自我增值】淨係用Word嚟做文書?即學6個Word實用秘技!

1. 隱形表格排版大法
我們都有過這樣的慘痛經歷:辛辛苦苦打好一篇圖文並茂又得體的 Email,Send 了出去才發現所有圖片和文字統統「走晒位」。想避免慘劇再次發生,記住好好運用隱形表格排版大法。用法非常簡單,將內容輸入到 Outlook 的表格裡,再將表格框線設定為透明便大功告成。

2. 三秒內回收郵件
正所謂禍從口出,說出的話無法回收,但電郵可以。當你工作到頭昏腦脹,便極有可能會 Send 錯 Email!若發現發錯電郵,請不要慌張。先在 Outlook 開啟想要回收的郵件,從 [郵件] 索引標籤中,選取 [動作] 再選 [撤回此郵件]。按一下 [刪除這封未讀取郵件] 或 [刪除這封未讀取郵件並以新郵件取代] ,然後按一下 [確定]。 不用三秒,立即解除危機!

3. 不再錯過航班
在網上預約航班、酒店、租車等都會收到確認電郵,Outlook 會自動將這類郵件,以及相關資訊(如確認或追蹤號碼和網址連結)新增至行事曆,讓你不會再犯下錯過航班的錯誤。你亦可在行事曆中設定「電子郵件中的事件」,設定收件匣中的摘要卡片在電子郵件和行事曆上顯示與否。

【職場熱話】各行各業都要識用Excel? 老細:唔識點會有工作機會

4. 以顏色分類郵件
不少人只會使用各種資料夾為郵件分類,但這種做法有一個不足之處,就是一個郵件只能放在一個資料夾。如果某個項目或會議上要用到散落於各個資料夾中的郵件,便變得極不方便。這個時候,Outlook 的顏色分類功能便大派用場。只要為各類郵件配給一種顏色,便可一次過擷取多個位於不同資料夾中的郵件。

5. 設置循環日程安排
有時候,每星期定期開的例會反而最容易被忘記,I Know That Feel Bro。為了不要再錯失任何定期會議,可以使用 Outlook 的循環日程安排,並設定提示功能,在會議前發出郵件,提醒你出席會議。

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