【自我增值】淨係用Word嚟做文書?即學6個Word實用秘技!

Microsoft Office的Word可說是打工仔最常用到的文書軟件,但係你有冇善用佢嘅強大功能,例如執相、文件加密、圖表排列圖像?識得用其實好好用,快啲Save低以下功能。

1. 執相、退地
Word內置簡單的圖片編輯功能,能夠編輯圖片的色彩、形狀及去除圖片背景(俗稱退地),簡單快捷,無需用到Photoshop。

想調整圖片的色調,點擊「插入」欄目下的「圖片」,添加需要處理的圖片,點擊圖片再選擇「格式」欄目下「色彩」,選擇想要的色彩效果。想把圖片的某特定物件或人物從背景中脫離出來,就需要把圖片退地(去除背景),點選照片,開啟上方的「格式」,選擇左方第一個功能「移除背景」,開啟「移除背景」已可即時出現自動退地功能

2. 快速壓縮圖片
圖一多,文件就會變大,大到超過某個MB數,文件無法透過電郵和WhatsApp傳送出去,就連電腦打開都相當緩慢。利用內置功能壓縮圖像,就能幫文件「瘦身」。

首先任選一張圖片,選擇工具列上的「圖片格式」,然後點擊「壓縮圖片」,把解析度選擇壓縮度最高的「電子郵件」,如想一次過壓縮所有的圖片,就要將「只套用到此圖片」的選項剔除,再把文件另存新檔即可。

3. 同時儲存大量圖像
想把Word內的圖片儲存下來,以便作其他用途,就要先把Word另存成網頁格式,然後軟件便會自動把圖片輸出至獨立的文件夾上。

首先把文件另存新檔,儲存格式應是網頁的「hym/html」格式,把檔案儲存後,檔案旁會出現「.file」文件夾,用戶可找到所有Word檔案內的圖片。

4. 運用「表格」功能整齊排列圖像
在「插入」下選擇「表格」,繪製所需大小的表格,表格欄寬可按需要決定。為免插入圖片段後令表格變形,因此插入前要先設定表格欄寬,點選整個表格按「版面配置」中的「自動調整」,再選擇「固定欄寬」。把早前插入的圖片刪除,再重新依序把圖像插入到每個儲存格中,跟隨這步驟,表格就不會變形。

5. 救回完全沒有儲存過的文件
習慣完全不儲存文件的人?這類人卻大有人在!要救回文件,先進入左側欄最上層的「資訊」,再點撃「管理版本」下的「復原未儲存的文件」,在彈出來的視窗中選擇之前使用的文件。

6. 文件加密
Word有內置的鎖定/保護文件功能,只有持由你所設定密碼的人,才能開啟及修改檔案。點選「檔案」頁面,然後選擇「資訊」中的「保護文件」按鈕,再選擇「以密碼加密」,再設定密碼。用戶所輸入密碼的功能適於用所有平台及版本。


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