【自我增值】Excel新手變達人!打工仔必學8個隱藏秘技公開!

在日常工作中,大部分打工仔都會使用Excel工作,但很少能將它用到Excel-lent。其實,Excel絕不只是一個表格工具,尚有很多強大的功能,識得用其實好好用,學識這些快準狠的技巧,在職場上絕對能提高工作效率。

8個必學秘技

1. 快速插入多列 /多欄

在Excel裡想新增多個列或欄時,若要逐個按右鍵再新增,其實很浪費時間。只要先用滑鼠選取幾列或幾欄,然後按右鍵,再按「插入」,就可以一次插入 Highlight 數量的列數或欄數。

2. 搜尋不確定關鍵字
在 Excel 搜尋指定字詞時,若不是百分百確定搜尋內容,忘了中間的幾個字,原來可以用兩個符號解決問題。利用「Ctrl + F」打開搜尋框後,輸入問號「?」可以代表一個文字,中文字、英文字母、數字還是符號都可以。而星號「*」則是代表兩個或以上不知道的字符。只要把這兩個符號夾雜在關鍵字裡再搜尋就可以。

3. 快速刪除所有空白資料

在「常用」欄的右上方有「排序與篩選」功能,若想把所有空白資料刪除,不需要逐個刪。先Highlight數據上一列位置,按「排序與篩選」,再按「篩選」,儲存格旁就會出現下箭嘴。按一下就能看到下方數據裡有哪些項目,只剔選「空格」,就會顯示所有沒有數字的儲存格,就能把他們一次過刪除。之後再選取所有項目或按「排序與篩選」,選「清除」都可以顯示所有資料。

4. 一次輸入一串文字
若要快速輸入相同的文本或公式,可以先選擇要填充的單元格範圍,再輸入文本或公式,但不要按Enter鍵,而是按「 Ctrl + Enter」,數據將會顯示在你所選擇的範圍中。


5. 自動更變表格排版
用Excel製作表格時,可能會遇上排版不當,需要把按列排列的資料換成按欄排列,或者反過來的情況。Excel就有一個「轉置」功能,幫你自動改變排版!先選取數據範圍並複制,然後在想貼上數據的地方按右鍵,再按「轉置」圖示,Excel 就會幫你調換資料的列和欄排版。

6. 重複上一步操作

F4 能發揮「重複上一步操作」的功能。例如剛剛為某一段文本設置好字體、格式。選擇另一個表格,再按F4,就自動將剛剛設置的動作再重複一遍,應用到現在新選擇;同時,在下方添加新一列或多一欄,全部都可以用F4重複!

7. 一鍵創建圖表

要快速創建圖表,選擇圖表數據,然後按 F11。要創建新的工作表,請按 Shift+F11。

8. 輸入0開頭數字

在 Excel 中若輸入由零開始的數字,Excel 會默認它是數值並自動省略「0」。這在處理數值時影響不大,但若要輸入編號,沒有了開頭的「0」整組編號都會改變。這時只要在第一個「0」前加上「'」號就能把零字留下來。




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