【走得得體】離職電郵寫作心法

求職要寫求職信,其實離職也不妨給同事寫封離職電郵,交代離職事宜並說句再見。這對管好多人的大企業高層尤其重要。人都要走啦,點解仲要寫咩電郵?這不單是禮貌表現,而且功利的看,離開時給別人留下好印象,百利無一害。寫這類電郵,有幾點要注意。

1. Please, please, please, throw away the templates.
人人生而不同,而且每間公司文化、同事相處、工作性質都不一樣,離職的原因和情況也不同,怎能只靠一封樣板電郵搞掂?唔好偷懶,自己重新寫吧。舉個例,Steve Jobs因胰臟癌辭任蘋果CEO時寫信給董事局:

I have always said if there ever came a day when I could no longer meet my duties and expectations as Apple's CEO, I would be the first to let you know. Unfortunately, that day has come.

字句沒什麼特別,但Steve Jobs如此帶出辭職的決定,information flow很合邏輯:由讀者已知的(Steve Jobs經常說的那番話)進入讀者未知的(那番話要實現了)。這個flow比一開始單刀直入說要走讀起來舒服得多。但假如你沒因病停職、沒說過類似的話,不可能這樣寫。

不妨善用自己的故事、跟公司和同事特別的經歷,寫一封非template、令人印象深刻的信。

2. If you're a leader, show your leadership.
這點對true leaders,尤其是公司的創辦人特別重要。人走了,公司仍要繼續營運,要繼續發揚公司的宗旨。不妨說幾句motivational、inspirational的話,但別只是老生常談。英國網上時裝公司Net-a-Porter CEO兼創辦人Natalie Massenet離職時在電郵這樣說:

Be the best: Don't settle for less. Strive to be the best you can be and to live truly with high standards. If you aim for middle of the road then if you succeed that's exactly where you will be.

蕭叔叔好喜歡後面一句:「假如目標平庸,即使成功了也只能達到平庸。」

當然,文字要恰如其分。公司的小小薯仔寫這樣寫會被人笑的。

3. 即使被炒也不能lose your cool
話說互聯網搜尋公司雅虎的前CEO Carol Bartz在2011年被董事局炒魷,她同一天給全公司的同事發電郵:

To all,

I am very sad to tell you that I've just been fired over the phone by Yahoo's Chairman of the Board. It has been my pleasure to work with all of you and I wish you only the best going forward.

Carol

Sent from my iPad

公事上的電郵,最好別在受情緒影響之下寫。電郵發了出去就沒得回頭,後悔也太遲了。上面的電郵短短幾句,盡顯作者的憤怒。例如just been fired over the phone一句,如此直接,其實好不客氣。另外,那句門面話my pleasure to work with all of you也是太過簡短,不太符合CEO的身份。最後,她連iPad自動加的結語Sent from my iPad都沒有刪去,也顯示她的草率和無禮。要避免這樣寫,就要等情緒穩定下來再執筆。

4. 保持心理質素和胸襟
即使被炒也可以keep your cool。而最佳的keep cool方法,是用一點self deprecating humour。有例子嗎?可看網上團購公司Groupon的創辦人和CEO Andrew Mason被董事局踢走時給同事發的電郵:

People of Groupon,

After four and a half intense and wonderful years as CEO of Groupon, I've decided that I'd like to spend more time with my family. Just kidding - I was fired today. If you're wondering why... you haven't been paying attention.

被炒之人通常以身體健康或家人為由辭職,可算是cliche了。Andrew Mason則借此幽自己一默:I've decided that I'd like to spend more time with my family. 然後在澄清,其實自己是被炒的。

被自己創立的公司踢出局,對常人來說可能是很大的打擊。但Andrew Mason仍能以此開玩笑,實在是型。蕭叔叔不是叫大家都學同一個寫法,要學的是心理質素和胸襟。

原文轉載自蕭叔叔英式英文學會 Uncle Siu's British English Club,獲作者授權轉載。


Look out for further updates on our Facebook fan page!

Related Articles

  • HOT【辭職學問】不滿工作卻又不願辭職 網民揾出終極真相

    你身邊有沒有同事的時刻大數對公司的不滿,卻永遠不會打算辭職?明明在工作上得不到滿足感,每天上班都渾身充滿負能量......

  • 【辭職學問】疫情嚴重影響市況 網民問現時辭職太不智?

    農曆新年後本是轉工意欲的高峰期之一,不過鑑於肺炎疫情日趨嚴重,就業市場受到一定影響。有打工仔可能一早打算在農曆年假後辭職......

  • 【辭職學問】提出辭職沒被上司挽留 網民提2個解決方法

    去到開口提辭職這一步,對部分打工仔來說需要鼓起很大勇氣;但是對於部分打工仔來說,提出辭職其實只是表面動作......

  • 【離職熱話】領年終前被以惡劣手段逼辭職 網民反而建議事主先求醫

    身為打工仔,除了怕公司突然倒閉,或是被公司突然解僱,原來更怕的是被公司利用各種手段逼自己主動提出辭職......

  • 【辭職學問】想劈炮唔撈更要沉住氣?3件辭職後不能做的事

    各位打工仔,準備好迎接農曆新年後的轉工潮了嗎?又或是你將會成為轉工跳槽的其中一員?每個打工仔都曾經幻想,「他朝一日我辭職,一定會咁咁咁…」到真的遞信了,你會在公司做出一些以往不會做的事嗎?無論如何,有3件事,於辭職後、離職前絕對不能做:

  • 【辭職學問】第一份工作必須做滿1年?離職前準備2件事

    Fresh Grad剛畢業初來職場報到,當然會收到不少身邊人的提點,其中一個最常聽到的就是「第一份工一定要做滿一年」......

  • 【辭職學問】消除遞信3大擔憂 辭職都可以輕輕鬆鬆

    打工仔在職場上的目標各有不同,有人覺得工作最重要是高薪,有人會將工作自由度排在第一位,也有人覺得工作內容要有意義......

  • 【辭職學問】寫辭職信有咩要注意?須包含4大要點(附例句 + 5種範例)

    辭職信貴在簡而精,表達辭職意向之餘,大方得體、乾淨俐落,給上司留下最後的好印象,尤其重要。以下介紹辭職信4大要點:

  • 【辭職學問】遞信後應做4件事 網民批呢個行為不智

    【晴報專訊】部分打工仔或會與主管不和,甚至因此而轉工。有網民表示,早前已辭職,由於與主管鬧得不愉快,揚言最後一個月返工打算「翹埋雙手不工作」,被其他網民批評其做法不智。

  • 【辭職學問】領完年終即提離職好尷尬?教你3個遞信好時機

    辭職二字說來容易,但是想要給現職公司留下好印象,順利過渡新工作,就要好好看準遞信時機......