【辭職學問】寫辭職信有咩要注意?須包含4大要點(附例句 + 5種範例)

辭職信貴在簡而精,表達辭職意向之餘,大方得體、乾淨俐落,給上司留下最後的好印象,尤其重要。想知道辭職信的格式和要點,包括上款、下款、辭職原因、表達謝意等必備元素應該怎樣寫才對?以下介紹辭職信4大要點:

【離職面談】HR要識問、辭職者要識答的重要問題

1. 辭職意向

辭職不必太多花巧和舖排,最好一針見血,一步到位。
例句:Please accept this letter as formal notification that I am resigning from my position as [position title] with [Company Name]. My last day will be [DD/MM/YYYY].

2. 表達謝意
除非跟整間公司上上下下的關係其差,否則若在辭職信只拋下一句「我走了」實在太失禮。不論真心或只是客套說話,都應該在辭職信裡表達你對上司和公司的謝意。
例句:Thank you so much for the opportunity to work here in this position for the past [X] years. I've greatly enjoyed and appreciated the opportunities I've had. All of which I will take with me throughout my career.

3. 工作交接
對於收到你的辭職信的上司來說,其中一個重點是你打算如何交接現時的工作、將由誰人接管、你離職後的實際安排等。好好處理,不要讓同事幫你「執手尾」。
例句:During my last 1 month, I'll do everything possible to wrap up my duties and train other team members. Please let me know if there's anything else I can do to aid during the transition.

4. 得體道別
正經事交代完,要作一個正式又得體的道別。辭職信可說是最後一個對公司和上司的書面道別(你也可在Last Day時給大家發一個道別電郵),可以說些衷心感謝的說話,祝願「和平分手」後大家的將來是美好的。
例句:Thank you for all your guidance. I wish you all the best, and look forward to keeping in touch.

【辭職學問】離職後主動退出WhatsApp Group vs. 等人踢出Group?

其他注意事項
-自備信封:

辭職信最好不要用公司信封,因為始終是你個人的信件,而非公司的正式通函;亦不要不用信封。若只得一張白紙,一來會讓人感覺不禮貌,二來若走進上司房裡,有其他人進來,難免有點尷尬。

-事先計好最後上班日:
結束僱員合約,最後上班日一般都是由遞信當天起計一個月後。有些企業允許員工扣減年假以提早Last Day,遞信前可先向HR查詢。

-簽名:

辭職信是你向公司發出的正式信件,宜親筆簽下名字作實。

同時可按離職原因,參考以下5種辭職信範例︰
辭職信範例 - 簡潔版

辭職信範例 - 轉工

辭職信範例 - 豁免離職通知期

辭職信範例 - 縮短離職通知期

辭職信範例 - 進修


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