電郵求職信、履歷表要注意的5件事

電郵求職信、履歷表要注意的5件事

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「有意者請將求職信、履歷表電郵至abc@defg.com」……大部份中小型機構的求職申請都是如此,有何難度?

禮貌?錯字?格式?讓我們分點討論。

1/ 電郵地址
大家都有電郵地址,否則手機用不了,網上看片都不成,但用作生活、娛樂、社交的電郵地址未必適合找工作……我見過!我真係見過由「misshongkong@XXX.com」、「fatcat@YYY.com」傳來的求職信!更不論數字加髒話的電郵地址。使用不適當的電郵地址,令人覺得寄件者玩世不恭,亦不太重視這次應聘,甚至不懂人事,其實電郵地址不花錢,先找個正正經經的。

2/ 電郵求職的限制
為甚麼我們在撰寫求職信與履歷表時要四處找「參考」,因為兩者都有嚴格的格式要求,不要說中文左右上下、自稱對稱不能錯,光是履歷表不懂用「Tab」鍵(電腦鍵盤左邊Caps Lock之上)就會令資料亂七八糟,收件人看都看不清楚……電郵寄件人、收件人兩端的電郵信箱亦可能有不同的設置,寄件者每行六十字,收件者每行八十字,版面比我早上起床的髮型還要亂,誰會看?更重要的是:不是每個人都使用同一電郵收發軟件,香港的、內地的、外國的、外國在香港的、內地在香港的、香港在外國的、香港在內地的……不同企業、不同辦公室有不同的安排,我們還沒有談中文變亂碼的問題……那就不能使用電郵寄出求職信與履歷表?也不!

3/ 附件是文件,電郵是黃色便利貼
電郵的定位是電子便條,把文件交同事、客戶時,我們雖然不會傻得把整份文件的內容寫在黃色便利貼(米雕?),但有時會在文件貼上一張黃色便利貼:「奉上文件,請查收!陳大文啟」……對不對?同樣道理,用電郵傳送還是可以的,但請把求職信和履歷表儲存成文件檔,再使用附件功能傳送。

4/ 附件的學問
電腦原本是老外的玩意,程式語言用英語寫成,所以為了讓對方百分之百打開附件,附件檔名請用英文,不要用中文(若你曾打開過內地寄來、用簡化字作檔名的壓縮檔,你就知這過程有多麻煩)。同樣地,附件用.pdf比用.docx(.txt?不要愚弄我)佳,因為前者能保證版面整齊;當然,我不建議使用.docx的原因還有是在高度競爭的商業環境下,在寄出聘書前,真的會有人用「追踪修訂」的方法看你同一封信寄過給甚麼機構……你大概不想阿珍知道你把同一封情信改個名字就寄過給阿芳、Kitty。

5/ 禮貌還是要有的
雖然電郵說好了是黃色便利貼,求職信和履歷表都以附件形式寄出,但電郵還是要有適當標題,例如申請職位、參考編號等,當然,先告訴對方你是來職的:「求職申請:助理經理-ABC709394」,然後在電郵內文,簡單說句「奉上求職信、履歷表」和自己的聯絡電話號碼。

別忘了電郵的黃金定律:「方便對方,自己最獲益」……新的一年,祝求職順利!


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