【職場技巧】提高開會效率 開會前、中、後都有秘訣

打工仔每天平均花35%時間在開會上,但其實很多冗長的會議都沒有其成效。我們都在試過在無止境的會議上感到迷失和煩厭吧?那怎樣才可以令會議更有效率,不會令員工一聽到「開會」二字就聞風色變?

其實在會議前、會議中及會議後,我們都應該問自己一些問題,令開會各議程都擊中重點,才可令會議更有意義和不浪費大家的精神時間。

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會議前,你要考慮:(按圖了解)

1.【你準備好?】
你擬定好會議議程了嗎?會議室準備好?提醒自己是次=會議的目的、會議後會有哪些定案,全都可以列表方式寫出來,以防止在會議期間離題。
2.【參與會議的人都準備好?】
會議通常都集合了幾個不同部門的人,以共同合作處理一個項目,所以應前事以email方式通知各會議參加者,讓他們知道是次會議的主題,各人擔任的角色及需要預先準備的資料,讓每一位都知道在做甚麼及需要知道甚麼。
3.【參與者雀躍嗎?】
正常人都不會為會議感到雀躍,但你在會議前要觀察人們對是次會議的反應,若組員能投入並以績極態度傾注當然是好事。若你發現組員滿是抱怨的情緒,你要了解此情況的成因,了解負能量的來源,並在開會前處理好。

會議途中,你要考慮:(按圖了解)

4.【你說完所有重點?】
每隔10至15分鐘就看一看你是否還在會議議程要討論的事項上,確保自己仍是討論相關主題。同時要清楚分工,並明確訂立每項工作的死線日期。
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5.【大家有沒有留心?】
你說的事情要簡短精準,呈現的方式亦要容易閱讀和理解,盡量不時以肢體動作如拍手或大動作取合所有人的注意力。
6.【參與會議者有沒有問題?】
你要照顧每一個提問,不可以就說一句:「稍後回答。」就忘掉,要確保他們得到回答。

會議後,你要考慮:(按圖了解)

7.【大家都明白跟進工作嗎? 】
為免大家離開會議室後便失憶,在他們離開會議室前,你要明確讓每個單位知道以下資訊:
8.【會議目的有達成嗎?】

會議後,大家是否有動力完成任務? 他們更有效率地工作嗎?會議的目標是否正在完成? 如果你還是不太肯定地回答,那你可以把上述提到的做得更好。

﹝資料參考:The Muse﹚

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