【職場文化】又到星期一 整理身心專注工作要戒亂用memo、過多私人物品

在垃圾崗工作難怪打工仔會不想工作,要浪費大量時間尋找某份文件或工具的位置,真係花費很多不必要的時間。「簡潔」二字,是整理辦公室枱面最重要的原則,而放置哪些物品,應以常用、方便及不會作出干擾這三大考慮因素為主。

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而且枱面的整潔狀況某程度也反映出一個人安排工作的態度。雖然很多研究都指出,辦公室枱面混亂的人,多是有創意及思維更敏捷的人,但在一般人的心中,枱面保持整潔的人還是感覺上較有條理,亦較容易讓人留下好印象。

除此之外,其實要整理的不僅是辦公室枱面,還有是自己的心理狀況及習慣。要專心工作,提高生產力,不僅要盡量將身旁令自己分心的東西掃走,更要養成令自己專心的習慣,才能一口氣地將手上工作處理好。以下8個整理桌面的小技巧,應可助打工仔輕鬆執拾枱面,從而提工生產力及減省浪費不必要的時間。

8個整理工作心情小方法!﹙按圖了解﹚

memo紙的作用是提醒,如果整個熒幕都貼滿了memo紙的話反是本末倒置。要作短期而重要的提醒時才是memo紙大派用場的時候。
每天都用的文具放桌面、偶爾才用的放一旁或同一個抽屜裏。每一次起身找文具其實打斷了腦袋的集中狀態,坐下來要花時間重新進入工作模式,變相拖慢了工作效率。桌面放常用文具不多於三件,文件夾豎立擺放會更有效率。
電腦熒幕應該在眼睛水平視線的正前方,距離身體約17寸,常用的電話和文具則應該放在常用手伸手可及的範圍。
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桌面太多私人物品會轉移了我們的注意力,因為腦袋會不自覺地分析出現於眼前的事物,專家建議桌面最好不多於三件私人物品。
在慣用手旁邊安排一個約A4紙大小的位置,方便自己看文件、寫筆記。
連續不斷的電郵提示聲會打斷我們的專心狀態,而往往很多都無需即時回覆,所以設定特定時段來回覆電郵會比來一封覆一封更有效率。
根據「緊急而重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要不緊急」四個原則將工作任務依序排列,而桌面也只應放上與「緊急而重要」的任務有關的資料夾。
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整齊的桌面離不開定期整理。每星期抽5至10分鐘來確保桌面沒有太多阻礙專心的因素。

(資料來源:CNN、lifehacker)

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