【電郵技巧】Email咩時候要用BCC？5個必學職場電郵禮儀

2022-06-28

早前有政府部門發送電郵時，因未有使用密件副本（BCC）功能，導致洩漏多名政界人士的電郵地址，引起一陣風波。雖然當局已就事件致歉，這也給打工仔上了一課，提醒大家撰寫商業Email時要注意微小事項。究竟甚麼情況下要用BCC？CC與BCC又有甚麼分別？以下整理了5個最易忽略的商業Email禮儀，大家要引以為鑑。

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5個打工仔必學職場電郵禮儀：（按圖了解）

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１／撰寫清晰電郵主旨

簡單扼要的電郵標題，除了能幫對方節省時間，一看主旨就知道你來信的目的外，還能吸引對方在茫茫信海中注意到你的信息。你應該把特定行動直接寫在標題上，提高對方開啟電郵的機率，例如Request for XX project budget confirmation、Question on XX project timeline等。

２／更改附件檔名及壓縮

電郵中的附件能透露一個人對工作的細心程度，包括檔案名稱及文件大小。如果你已傳遞過一份文件，發送修定版本時記得在檔案名稱後加上新日期及版本序號，例如Marketing proposal_20220628_ver2，讓對方容易辨識並打開檢查。另外，公司郵箱通常都有儲存空間上限，傳送過大或過多的檔案時記得要壓縮或轉檔，抑或上傳到雲端資料夾共享文件，以免一下子令對方郵箱爆滿。

３／首次溝通要加簽名

簽名檔是電子卡片，用意是留下聯絡資訊，方便對方主動聯絡你，一般會包含姓名、職銜、聯絡電話、E-mail及公司網站等。如果對方是首次聯絡的對象，就一定要加簽名檔；如果你們已多次聯絡，則可省卻簽名檔，簡單一個下款就可以了。

４／善用CC和BCC功能

CC是副本（Carbon Copy）的意思，主要是知會功能，CC者並不需要採取行動。例如你是業務執行者，你可以CC電郵讓直屬上司知道項目進度，或是讓他了解內容。如果你回覆Email時，看到對方有CC他的主管或同事，請務必選「全部回覆」，這是基本的回信禮儀。否則對方要再轉寄一次給主管，添上麻煩。

BCC 則是密件副本（Blind Carbon Copy）的意思，主要收件人不會知道你將這封電郵也傳給了誰。BCC常用於群發郵件，例如發送活動邀請予互不認識的與會者，能保障與會者的個人資訊，增加私隱度。

備註：BCC的收件人要避免「全部回覆」，以免讓所有收件者都知道此BCC者的存在。

５／發送前再三確認

在按下傳送制前，建議大家從頭到尾把電郵閱讀一次，避免出現低級錯誤。最常犯的錯是錯字，可利用網上工具檢查文法及字詞，把冗長的地方刪減，提升傳意度；其次是注意是否已加上附件，不要之後尷尬地重發一次修正電郵。當對方看完一封用心又言簡意賅的電郵，可感受到你的認真及專業。

以下有5個常見的電郵壞習慣，例如按下「Reply All」、在電郵主旨標明「URGENT」等，隨時惹怒客戶或同事而不自知。快來看看如何解決吧！

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