【Email範本】老細經常失憶唔認數? 學寫確認電郵保障自己

工作會議已經消耗了很多工作精力,所以有時貪圖方便,跟其他部門商討過工作範疇後,你可能覺得口頭交代已經沒問題,但相信大家都會聽過耳熟能詳的一句:「我冇印象我有咁講過!」吧?然而,口講無憑,你就只能硬食……

所以每次會議或與不同合作單作商討工作內容後,請以白紙黑字寫封確認電郵﹙confirmation email﹚,確保雙方都清楚了解工作內容,並留下憑證,保障自己。

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或許你會覺得不用事事白紙黑字的記低,那就每次事件都就以下幾點先得衡量:

需要白紙黑字記錄嗎?(按圖了解):

然而,人的腦有時總有錯漏,記不到所有細節,所以,所有事都應白紙黑字寫下,避免自己負上不必要的責任。

應該記下所有事情!按圖了解:

其實現時WhatsApp、Email及各類短訊方法,都主要採用文字為溝通方式,每次討論後都留有紀錄,為工作內容留下線索及承諾,大家千萬別怕麻煩,以文字交代清楚。 

確認電郵﹙confirmation email﹚的範例:

Hi (boss’s name),

I just wanted to let you know how excited I am about our conversation earlier today. I am looking forward to having the bigger cubicle space by the end of this month. 

I am copying (so-and-so) on this message, so they will be prepared to help with the move, if necessary. I’ve assigned a follow-up flag to this message to ensure everything goes smoothly on the scheduled date of November 29, 2020. 

Thanks again for making this happen.

雖然電子郵件和短訊不是正式的合同,但它們是有效的書面溝通形式,而且它有着持久的力量,並可減少同事間為此對話發生爭執的機會。即使你很相信那個答應會升你職或工作上合作的人,又或是你覺得上司、同事之的承諾與確實執行工作之間沒有關係,但你不知道何時這些對話會成為決定性的紀錄,所以為保障自己與對方,還是把重要的承諾與協調都用電郵寫下來,寄給相關的每一位吧。

﹙資料來源:Ladders﹚

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