【Fresh Grad】Email常犯錯誤 FG應小心3點

初到職場,不少Fresh Grad都擔心會犯錯,尤其是當你每日要處理多封電郵,有機會要聯絡其他公司的員工甚至是高層,出現差錯的話影響甚大。美國維珍尼亞大學(University of Virginia)工商管理學助理教授Kimberly A. Whitler就聯繫了多間大型藍籌公司的商人,收集了大學生發送電郵邀請時的常犯錯誤,並藉此提出建議。
延伸閱讀:【商業Email】Opening用Hi定Dear好? 邊種開場白最百搭

Email常犯3大錯誤
1. 太多Email 往來

其中一名經理表示,安排一次電話對話可能要花上好幾封Email,數量繁多,如果需要用上5封或以上來約時間,這段關係就是不理想的開始。

建議:
確保在第一封Email邀請中列出你有空或沒空的日期及時間(視乎何者數量較少),讓對方選擇。

2. 要求時間太多
對方的時間有限,尤其是高層人士,每日的時間表排得很滿,如果可以用30分鐘完成的對話,不要要求對方花1小時。

建議:
Kimberly A. Whitler建議應提出合理的時間,一般要求30分鐘,不過,如果高層安排更多時間,細心考慮他對這次約會的期望,並準備好如何善用剩餘的時間。

延伸閱讀:【求職攻略】仲寫「Dear Sir/Madam」?求職信5個技巧 附中、英文例句

3. 事前準備不足

一名花大量時間為MBA學生提供諮詢服務的經理表示,是否做足準備工夫其實很易被看穿。當然沒有人期望你會為一次對話而了解有關某人在生活上的所有細節,但是起碼要知道對方的名字和職位。經理表示,曾有求職者提到他感興趣的職位時,使用了另一間公司的職位名稱,從而看出他也許沒有做足功課,又或者並不視這間公司為首選。

建議:

有效的準備需要時間和精力,在寫Email前先做資料搜集,例如在公司網站、LinkedIn、Google Search查找對方資料,這並不需要很長時間,卻可減少你在Email出錯的機率,日後約見亦會更加順利。

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