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NGO 管理人員必備的四種勝任能力

NGO 管理人員必備的四種勝任能力

文:香港社會服務聯會社聯學院馬歡儀、利穎珊

在芸芸繁重的工作中,大家都會按緩急程度和重要性,來區分處理的優先次序,分配時間。在一年365天裡,你有分配時間進修嗎?對你或你的機構來說,員工培訓有多重要、多迫切呢?

學海無涯,知識不斷更新。若要溫故知新,有賴智慧和經驗的交流和探討。尤其社會服務行業,理論與實踐相輔相承,缺一不可。有時候,我們在實戰工作時感到一點吃力或無助,這是因為一份工作要求從業員兼具多種的勝任能力。知道自己的強弱,才能洞悉危機、把握機遇,針對性地提升工作效能和個人專業。

管理人員必備勝任能力

根據社聯<聯合業務改善項目>的研究,社會服務機構的管理人員必須具備四種勝任能力,在每個核心能力下,按照不同職級,機構亦會對同工有各種程度的要求。例如,一個部門經理有效地策動個人及下屬持續增進知識和技巧,策略性地檢視關鍵政策及程序,以加強機構的成本效益及未來發展,但如欠缺溝通技巧,導致下屬的誤解,亦未被認同。故此,這位部門經理應加強與他人合作的勝任能力,以多元化的傳意風格激發同事,取得工作成果。

「社會服務機構人員勝任能力模型」

Personal Effectiveness

個人效能

Leadership 領導能力

Innovation 創新能力

Personal Drive 個人動力

Working with others

與他人合作

Communication 溝通技巧

Team Building 團隊之建立

Staff Management 員工管理

Networking 人際網絡

Results / Tasks Orientation

工作成效為本

Planning and Control 策劃及監控

Resource Management 資源管理

Drive for Efficiency and Effectiveness 追求效率及效益的動力

Customer Orientation 以客為本

Accountability 責任承擔

Strategic Planning

策略性企劃

Vision and Foresight 願景及遠見

Business Development and Business Acumen 業務發展觸覺

Crisis Management 危機管理

以下是不同的NGO管理人與大家分享他們的學習體會:

 

 

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香港明愛副團隊隊長簡國玉

個人效能提升 - 領導力與時間管理

「社會服務機構行政人員培訓課程」的DISC 個性和行為評估,令我更加了解自己的個性,在工作中對自己有新的定位,如在領導力及時間的概念上,均有思想上的改變和考慮!

過往,我往往傾向集中事工性的考慮及工作結果,而較忽略讓不同職級同事充分表達意見及情緒的支援,這令同事間能通力合作的程度及成效減低,致使工作效能未能完全發揮。這課程令我對有效的領導力有所啟示!

時間管理?以往的概念是於死線前完成工作。但課程中,很多講者均表示,掌握時間控制是管理學中重要的一環,令我改變以往的習慣,從而提升工作效能及有更充足的準備面對失誤及修正 。」

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救世軍部隊軍官陳國威上尉

策略性企劃 從領袖的分享吸取管理經驗

「在社聯學院的活動中,可聽到不同機構領袖分享的心路歷程,讓我可以參考經驗,嘗試用不同角度在自己的機構解決問題。更難得的是,在活動中能與其他機構領袖接觸,建立人際網絡。這些與同工交流心得的渠道,實在難得。

單是實戰經驗並不足夠,透過課程,可以較為系統化地認識工作範疇的整全概念,掌握背後的運作邏輯。平日的工作較易觀察得到,但參加課程,能讓我思考更多理念層次上的問題,例如長遠的機構方向、整體發展等。這些工作都不易看見,但對機構卻影響深遠。」

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耀能協會工場經理鄒璧儀

工作成效 不同界別經驗交流

「參加課程能為日後的工作需要作預備。曾經參加一個企業傳訊證書的活動策劃課程,了解到舉辦大型活動時於公關層面的必要知識和實用技巧,例如如何代表機構與傳媒溝通、如何加深公眾對機構認識等等要訣,接觸新鮮的範疇,可以補足個人的經驗。

社褔界也講求與時並進,要與社會不同界別多接觸,課程正好提供與其他界別的人士交流工作經驗的機會。而且,導師來自商界,他們除了會配合社褔界的需要設計課程,還會分享他們在商界工作的智慧,讓社褔界同工也可擴展與不同界別合作的空間。

只要是和工作有關的課程,機構都會對內宣傳,鼓勵同工參加。在工作安排方面也有彈性,適當地調配人手,讓有需要之同工進修。」

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安徒生會社工魏麗香

與他人合作 靈活運用溝通技巧

「由於工作所需,常常要面對不同類型的人士,亦需禮貌地表示拒絕或道歉等訊息。偶爾活動遇到意外,也要得體地向外發表解說,安撫受影響的人。如何有效地表達訊息,既不會讓人覺得推卸責任,又可讓人感到誠懇,是我工作上面對的最大難題。

風險管理課程內,導師互動地與組員討論所曾遇到的危機,並提供『在地』的建議。除了理論知識的傳授,還會分析實戰經驗。課堂上,我們可逐一嘗試及示範,同學間互相參考並體會溝通的技巧。對內面對同事,亦可運用溝通技巧更大體地表達訊息,既可保持良好關係,亦讓聽者滿意。

幸好機構亦支持同事進修,每有合適課程,都會推薦同事參加,亦對個別同事報讀課程有資助。協助同事改善及提升工作上的效能。」

想更了解什麼是「社會服務機構員工勝任能力模型」?詳情按此

上載日期︰2015年11月17日


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