【WFH】視像會議要注意! 環境嘈、冇議程……

第四波新冠肺炎疫情來襲,不少公司都陸續安排員工在家工作﹙WFH,Work From Home﹚。但在家工作並不等於可以偷懶,會議還是需要透過視像進行。然而,使用視像會議都有些不能犯的錯誤!

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不想網上會議如真實會議般費時又沒效率,以下7大錯誤就絕對不能犯!

視像會議時不應犯的7大錯誤:(按圖了解)

香港人屋細細,要找到一個理想的工作空間有一定難度。不過,理想的環境對有效率的視像會議非常重要,當中包括安靜和明亮的地方,令打工仔可以集中精神工作,避免錯過通話的重點或重要的問題。如果客廳和睡房都被「佔領」,廁所可能會是一個好選擇。
視像會議很容易脫離話題或持續太長時間,令與會者感到失去焦點或魂遊太虛。因此,在開始會議之前,一定要先制訂清晰的議程,令大家都明白當天開會的目的並保持進度。在會議期間可以將議程以點列方式放在屏幕上,有助於組織會議內容以及預計開會花費的時間。
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如果會議沒有設置輪流發言的流程,那麼大家很容易在無意間不斷打斷對方的說話,破壞會議的進行。制定團隊成員參與的流程,由主持人指揮,讓團隊成員舉手說話,確保所有人保持專注。
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在決定開會之前,應先了解不同員工負責的工作範圍,如果當天討論的重點與他無關,便不用請他加入會議,可選用直接通話或電郵等方式解決。如果某個主題需要大量討論和計劃,那麼絕對可以進行網上會議。但是,如果只是確認某件事的情況,那麼用電話、WhatsApp、電郵交代是完全可以接受的。
在視像通話時,很容易分心處理其他事情,如檢查電話、回覆電郵等,這些事情容易處理,而且不耗時,不過,在那短短幾秒至幾分鐘之間,你的注意力完全轉移開去,有機會錯過會議的重點,影響團隊的進度。
你可能以為自己打電話時沒有背景雜音,但是麥克風收音能力很高,在很多情況下,別人會聽到來自不同背景的雜音,令人非常煩躁。
有些人在視像會議時總是完全不在狀態,雙目呆滯,又不會提出問題及發表意見,令與會者及發言者感到不受尊重。如果你想增加投入度,可以嘗試在開會的過程中抄寫筆記,方便在之後的討論作參考,以及提醒自己討論的重點和問題。

(資料來源:Ladders)

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