comScoreTag
Job ref no.: CT3114389-01#9236

Director of Operations

The University of Chicago Booth School of Business in Hong Kong

Benefits
  • 5-day week
  • 13-month pay
  • Medical plan

PRINCIPAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES: 

Administration Management 

  • Prepare the budget and quarterly reports with analysis for management review, ensure accuracy and timely financial reporting 
  • Manage financial processes, internal financial guidelines; work with an external accounting firm and our internal Chicago accounting team to insure timely and accurate invoice processing and staff reimbursement 
  • Negotiate contracts 
  • Manage third party vendor relationships 
  • Set and review standard operating procedures and policies 
  • Oversee fiscal, governance and government compliances, and ensure smooth and timely statutory and legal compliances 

Facilities & Space Management 

  • Ensure the smooth running of campus building facilities and campus access, serving as the primary liaison with the Facilities Management provider and the Facilities manager 
  • Work with the Facilities Management vendor and operations team members to oversee maintenance, cleaning, security and landscaping, including managing and evaluating the quality of service provided by vendors. 
  • Oversee campus space reservation system and event setup and logistics with the Event Manager. 

 IT and AV Support 

  • Ensure the functioning and quality of IT/AV equipment and services serving as the primary liaison with the external IT services provider as well as supervising full?time, on?site support staff. 
  • Provide back?up IT (PC and network), Audio?visual, and office equipment support for hardware and software issues. Coordinate the use of technical systems: class recordings, and Audio and Video Conferencing. 
  • Oversee the fault escalation, technical follow?up, and relationship with internal & external AV and IT vendors. 

Human Resources Support 

  • Process new joiners and leavers 
  • Local management of HR / benefits policies and procedures 
  • Work with Booth’s Chicago HR Department to ensure compliance with HR policies

Program and Event Support 

  • Provide support as needed to the set?up and running of class weeks and events on campus 

MEASUREMENTS OF SUCCESS: 

  • Successful completion of scheduled tasks and projects 
  • Meet project deadlines and targets 
  • Demonstrate a high level of operational competence 
  • Show ability to work efficiently with minimal direction and to anticipate issues and problems 
  • Effectiveness of operational support and vendors/building services/IT AV management 
  • Overall rate of efficiency, accuracy, timeliness and organization of all assigned tasks 

KNOWLEDGE, SKILLS AND EXPERIENCE: 

  • Bachelor’s Degree in Business, Management, Facilities management or closely related area 
  • At least 8 years of progressive experience, including administrative management as well as building / facilities management required. Equivalent experience in a multi?cultural higher education, training, hospitality or similar environment is preferred.  
  • Proven management and leadership skills, with willingness to regularly take a ‘hands?on’ approach in a small to medium?sized organization  
  • Excellent interpersonal skills, organizational skills, initiative and attention to details 
  • Ability to make decisions and identity and resolve problems independently  
  • Demonstrated ability to multi?task and meet deadlines in a fast?paced environment 
  • Excellent oral and written communications skills in English and Cantonese required. Mandarin language helpful 
  • Collaborative work style, highly organized with strong analytical skills, while being independent and resourceful 
  • igh proficiency in Microsoft office (especially Excel, Word, PPT) and Adobe required 
  • Must be able to work legally in Hong Kong on a permanent basis (HK citizen or PR)

SALARY AND BENEFITS 
The salary will be competitive and commensurate with experience. In addition to salary Chicago Booth 
offers an attractive benefits package including 20 days holiday per year – prorated (excl. Hong Kong 
Public Holidays), MPF contribution, private medical insurance offered. 
 

REPORTING RELATIONSHIPS:  
Reports to Associate Dean, Executive MBA Program – Europe and Asia 
Direct Reports – Operations Manager and Event Manager 

HOW TO APPLY
If you wish to be considered for this position, please send a CV and a detailed cover letter outlining your 
relevant experience, motivations for applying for this position and salary requirements by clicking Apply Now

Please indicate the Job title in the Subject line of your email. 

All personal data collected will be used for recruitment purposes only and will be kept strictly confidential.

All applications applied through our system will be delivered directly to the advertiser and privacy of personal data of the applicant will be ensured with security.

More job information
Job ref no. CT3114389-01#9236
Salary
  • N/A
Job Function
Industry
Location
  • Pokfulam
Experience
  • 8 years - 13 years
Career Level
  • Non-management level
Education
  • Degree
  • Master's degree