【職場小學問】5個簡單方法 令會議更有效率

不少辦公室都有著會議文化,每星期開會數次,向上司/老闆匯報工作進度,或與同事Brainstorm刺激思維。然而,員工逗留在會議室的時間愈長,用於銷售、創作和生產的時間就愈少,因此過份冗長或過多的會議,不但影響工作進度,更會打擊士氣。如果你想會議更有效率,可參考以下5個簡單的方法:

亞馬遜開會法則:由寂靜開始

1/ 限制與會者人數
盡量避免邀請對會議內容沒有決策權,或並非直接負責會議所討論的工作項目的同事參與會議,與會者愈小愈好,才能盡快得出結論,避免「你一言我一語」,拖長會議時間。

如果你想讓其他同事知道會議內容,可以選擇會後經電郵向他們發送會議紀錄。

2/ 放棄演講工具
為了表現自己有做足準備,不少人喜歡在會議上利用PowerPoint等演講工具,從介紹到總結,難免把會議拖長。因此,習慣透過電郵向同事展示相關資料,內容只需涵蓋對他們有用的部分。

3/ 嚴格限制會議時間
根據會議的時間表去準時開始會議,然後逐個議題討論,再按原定的時間完成會議。

4/ 分配工作
為了確保會議內容沒有偏離議程,並避免令利用太多時間作解釋,直接把工作分配給不同的同事,例如指明A同事跟進宣傳工作、B同事跟進客戶聯絡等,否則雖然會議上每位同事都對執行項目點頭,但卻假設其他人會去處理,導致沒有人負責的局面。

5/ 一對一的會面
每當部門會議或公司全體會議時,總會發現有部分同事心不在焉,發白日夢或查看電話等,而不是參與討論。如果想確保同事接受到相關訊息,並避免浪費時間舉行會議,你可把握每個一對一會面的機會,就工作項目每個細節,與相關的同事討論,有助提升工作效率。
 

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