【職場文化】開會唔準時影響效率 調查：45%會議不準時

返工最耗時榜首一定是開會！開會本身已經耗時，但等齊人開會同樣耗時！每星期，甚至是每天開會，幾乎沒有一次可以準時開始，不是等同事齊人，就是上司或講者遲到。據調查指，美國平均每天最少要開3700萬個會，其中有45%的會議都是沒有準時開始，開會遲到，肯定會影響會議質素。

心理學教授史蒂文·羅傑爾伯格﹙Steven Rogelberg﹚指出，如果會議遲開始不超過5分鐘，會議還有產生成效的可能，但如果延遲了10分鐘以上，參與會議者很可能會出現「負面社交情緒」的行為，因而感到煩躁、集中力降低並開始周圍人閒聊。

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其實準時是職場必要的禮儀，而準時不單單包括「準時上班」，還包括「準時開始」！然而，對方是老闆或上司的話，你不方便催促或教育的話，那有甚麼方法可以提高會議效率呢？  

以下提供6個建議讓大家參考：﹙按圖了解﹚

1.【即時聯絡上司】詢問是否需要等他到了才開始會議。如果對方說可以先開始，便再問他想大家先討論哪一個議題。

2.【討論其他議題】當老闆或上司說快到了，不妨引導對方說出更準確的時間，這樣才可更有效率地調配議程的順序。掌握了遲到者大約何時到達後，便可以先討論一些他無需參與的議題。

3.【有益話題】在等待遲到者時，可以說說公司最近的變化、人事調動及公司新方向之類有益但又無關痛癢的話題，讓準時的人不覺得正在浪費時間，遲到的人亦沒有錯過重點。

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4.【嚴格控制會議時間】有專家提倡「50、25」原則：把1小時的會議限制在50分鐘內，把30分鐘的會議限制在25分鐘內。下次安排會議時，在議程上寫明會議時間和長度，並在會議中途加以提醒，以嚴格控制會議時間，令大家對時間的控制更敏感。

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5.【站着開會】雖然在大型企業比較難站着開會，但一些小公司或小組會議則可以試試，因為站着開會的不適感會讓人們少說廢話，並且鼓勵人們早到。

6.【只需相關人士參加會議】有不相干的人參加會議，很容易讓討論變得毫無重點和分散，若看到不相關的人士佔一席，可以請他先行離去，雖然這方法比較粗糙，但除了可以節省不相關人士的時間，亦讓參與會議者的討論更有效率。

﹙資料參考：businessweekly、綜合報導﹚

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