【職場文化】開會唔準時影響效率 調查:45%會議不準時

返工最耗時榜首一定是開會!開會本身已經耗時,但等齊人開會同樣耗時!每星期,甚至是每天開會,幾乎沒有一次可以準時開始,不是等同事齊人,就是上司或講者遲到。據調查指,美國平均每天最少要開3700萬個會,其中有45%的會議都是沒有準時開始,開會遲到,肯定會影響會議質素。

心理學教授史蒂文·羅傑爾伯格﹙Steven Rogelberg﹚指出,如果會議遲開始不超過5分鐘,會議還有產生成效的可能,但如果延遲了10分鐘以上,參與會議者很可能會出現「負面社交情緒」的行為,因而感到煩躁、集中力降低並開始周圍人閒聊。

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其實準時是職場必要的禮儀,而準時不單單包括「準時上班」,還包括「準時開始」!然而,對方是老闆或上司的話,你不方便催促或教育的話,那有甚麼方法可以提高會議效率呢?  

以下提供6個建議讓大家參考:﹙按圖了解﹚

1.【即時聯絡上司】詢問是否需要等他到了才開始會議。如果對方說可以先開始,便再問他想大家先討論哪一個議題。
2.【討論其他議題】當老闆或上司說快到了,不妨引導對方說出更準確的時間,這樣才可更有效率地調配議程的順序。掌握了遲到者大約何時到達後,便可以先討論一些他無需參與的議題。
3.【有益話題】在等待遲到者時,可以說說公司最近的變化、人事調動及公司新方向之類有益但又無關痛癢的話題,讓準時的人不覺得正在浪費時間,遲到的人亦沒有錯過重點。
+2
4.【嚴格控制會議時間】有專家提倡「50、25」原則:把1小時的會議限制在50分鐘內,把30分鐘的會議限制在25分鐘內。下次安排會議時,在議程上寫明會議時間和長度,並在會議中途加以提醒,以嚴格控制會議時間,令大家對時間的控制更敏感。
+1
5.【站着開會】雖然在大型企業比較難站着開會,但一些小公司或小組會議則可以試試,因為站着開會的不適感會讓人們少說廢話,並且鼓勵人們早到。
6.【只需相關人士參加會議】有不相干的人參加會議,很容易讓討論變得毫無重點和分散,若看到不相關的人士佔一席,可以請他先行離去,雖然這方法比較粗糙,但除了可以節省不相關人士的時間,亦讓參與會議者的討論更有效率。

 

﹙資料參考:businessweekly、綜合報導﹚

 

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