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【香港花旗銀行】減少間隔與會議室 促進協作溝通
推Citi Works辦公室管理策略

17 May 2017, 10:20:40 AM

【經濟日報專訊】港人工時出名長,辦公室是大家第二個家,但香港尺金寸土,那些有齊食堂、多項娛樂設施供選擇的外國科企工作環境似是奢望。

去年陸續入伙、位於觀塘的花旗大樓,由於全由該行員工使用,內部設計可以「話晒事」,並繼澳洲、上海及日本後,在港推出新一代辦公室概念策略Citi Works。

千禧世代 愛面對面交流
過去,花旗銀行在中環、尖沙咀,太古坊及紅磡共有5個辦公地點,有不少員工可能透過電話、電郵聯絡多年,但從未見過面。適逢2014年觀塘的One Bay East東座大樓出售,該行就以54.25億元購入,成為新的辦公點。18層辦公室空間現有約3,200名花旗集團員工在上班,且仍有可拓展空間。

Citi Works策略早於2013年在澳洲試行,成果不錯,優化後已推廣至其他地區。「亞洲是行先一步,現在全球約有28,000位同事在Citi Works環境下工作,大部分同事在亞洲。」香港趁著搬新辦公地點之便推行Citi Works。「我們做過一些內部統計、訪問,想知道年輕一輩同事最鍾意甚麼工作、溝通模式。初以為是透過電腦、手機溝通。原來35歲以下的同事,選擇面對面的交流為首位,原來面對面交流是這樣重要,之後是電郵,繼而是桌上電腦即時通訊平台,最後才是打電話。」

清檯政策 還給員工陽光
Citi Works的概念正好配合以上調查結果,旨在為員工提供一個具彈性、高效率及有活力的工作環境,促進員工之間的互動、溝通及共融,終極目標是留住現有人才,吸納更多新晉人才。

步入花旗大樓辦公樓層,感到環境開揚,座位間沒有間隔。會議室集中在靠牆位置,窗邊都是座位。「Citi Works的理念,是將窗及景觀、陽光還給同事。現在除了幾位很高級的同事外,大部分同事也沒有私人辦公室,且全部人都盡量靠窗坐。」辦公檯上紙張也不多,更沒任何私人物品。

在Citi Works概念策略下,只有為各部門安排固定工作樓層,員工沒有固定坐位。「之前做過一些研究調查,發現如果每名員工都有自己的工作檯,不少時間也出現浪費。如同事會放假、有些同事會病了不能上班,統計顯示使用率平均只得90%,有10%是浪費了。」

這安排的另一個好處,是讓同事可因應每天不同工作需要,跟不同同事坐在一起,增加溝通及協作效率。

只要以自己身份登入電話及電腦,無論在哪張辦公檯也可如常工作。「希望辦公室清潔些,每位同事有一個儲物櫃,每天將要用的東西取出,用完後清理好檯面,將物品放入自己儲物櫃。」

常清潔 藍牙耳機保衞生
當然,新運作模式下,員工要適應,公司亦要有新措施配合。方煒舉例,由於檯、電腦、電話每天都由不同同事使用,大家都關心衞生問題。公司在每天放工後,也安排清潔以上用品及吸塵,「每位同事都配備私人藍牙耳機,能連接電話。」

他坦言,同事初搬進新大樓,需時適應。如有同事覺得公司附近沒有商場及診所,不太方便。「我們與附近商場合作,如午餐時會安排接駁車來往辦公大樓及附近主要商場,相信未來陸續有新商廈落成及入伙,這個區會愈來愈多飲食、購物及看病的地方。」此外,大樓內設有食堂及健身中心,雖然兩者也要收費,但也為員工帶來方便。

撰文: 梁巧恩

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