簡短而清楚
電子郵件最注重重點清晰。直接說明重點，避免無禮。記住，超過一個螢幕面積的內容將不易使人閱讀。

開場白
以一個問候語開始電郵，能讓您聽起來友善，又不失禮。如果之前就與這個人交流過或彼此職稱相當，稱呼他們的名字就可以了。

例如：
Dear John (敬愛的John)
如果不是很確定，可以在他們的姓氏前加上稱謂。

例如：Dear Mr Smithson, Dear Ms Stringer.(敬愛的Smithson先生、敬愛的Stringer女士)
有禮貌卻不用過於拘謹

明確的指引
如果您需要對方作出回應或行動，您必須禮貌、並且清楚地將訊息傳達給他人。

例如：
"Please...", "Kindly", "Could you..." or "I would be grateful if..."
("請..."、"勞駕"、"可否..." 或"如果您可以...，我會很感激")

結束語
電子郵件放上問候語作為結束。

一般的問候語像是："Yours sincerely", "Best regards", "Best wishes", "Regards"
("謹啟", "致上誠摯敬意", "祝福您", "敬上")

如果開首的問候語後沒有放上逗號，也不需在最後結束語後放上逗號。

聯繫方式放最後
最好在電子郵件最後直接放上您的公司名稱、地址、電話及傳真號碼讓他人知道。

非常正式的說法...
We acknowledge receipt of your letter dated March 1,2011...(感謝您在3月1日的信件)

At the present time we have no plans to...(目前我們還沒有任何計劃...)

Due to the fact that we...(因為...)

Henceforth, we should...(從今天起，我們要...)

專業帶點正式的說法...
Thank you for your letter of March 1, 2011.(感謝您在3月1日的信件)

Currently we have no plans to...(目前我們還沒有任何計劃...)

Because we...(因為...)

From now on, we should...(從今天起，我們要...)