【職場英語】如何寫出一封有禮貌的商用email？加please都唔一定有禮貌！即學8句常用禮貌用語

打工仔經常使用email來溝通，在email往來中，打工仔代表着個人和公司形象，展現出專業與誠意。不過，各位打工仔又懂得如何禮貌地寫出一封專業的email嗎？

在撰寫email的時候，要注意其內容、結構、語氣和文法，缺一不可。打工仔需寫上問候語及寫信目的，結尾亦應寫上結束語及結尾敬語，讓整體結構完整，收件者對內容一目了然。

按圖即睇8句禮貌用語︰

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1. 問候語是電郵必要的部分，但切忌不要亂用Dear Sir/ Madam，以免予人過時老套之感。如果知道對方的名字，應直接稱呼Dear Mr Lee或Dear Ms Chan；與收件者熟稔後，亦可轉用Hi表達親切感。

✘ Dear Sir/ Madam,

✓ Dear Mr Lee, / Dear Ms Chan,

✓ Hi all,/ Hi Christy,

2. 說明電郵目的時，不要過於口語化，反而可多運用in reference to/ regarding

✘ I’m talking about…

✓ I am writing in reference to…/ I am writing regarding...

3. 向對方提出請求時，千萬不要用can you，反而應多用would you或could you，亦可加入please以加強禮貌。

✘ Can you…?

✓ Would you (please) / Could you (please)…

4. 表達己見時，我們日常溝通會說I want to，但應用在商業電郵中，就會顯得沒有禮貌。因此，打工仔可以please note that代替。

✘ I want to…

✓ Please note that…

5. 選用較正式的詞語能夠加強專業性，例如使用purchase代替 buy。

✘ buy/ call

✓ purchase/ inform

6. 如需傳送附件，郵件中應加以說明，以提示收件者。

✘ Please find attachment

✓ Attached is/ Please refer to the attached…

7. 在郵件結尾，打工仔通常要感謝收件人，並期待對方盡快回覆。因此，I look forward to是十分常用的語句，但緊記I look forward to後的動詞應加上-ing，以免犯下文法錯法，減低專業性。

✘ I look forward to hear from you.

✓ I look forward to hearing from you.

8. 打工仔要注意結尾敬語的第一個英文字母需要大寫，並加上逗點。Best,或Cheers,是較輕鬆、非正式的結尾，但若然想專業地結尾，使用Best Regards,/ Sincerely,則較為合適。

✘ Best,/ Cheers,

✓ Best Regards,/ Sincerely,

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按圖即睇15大開會的實用英文句子︰

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