【電郵技巧】Email㩒全部回覆實無死？5個令人反白眼的電郵壞習慣

白領上班族每天都要寫email，時間久了可能不自覺地培養出壞習慣，例如為了追求工作效率，而忘記寫電郵的基本禮儀。以下有5種常見電郵壞習慣，例如按下「Reply All」、在電郵主旨標明「URGENT」等，隨時惹怒別人而不自知。快來看看如何解決吧！

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5個有機會惹怒對方的Email壞習慣：（按圖了解）

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1/ 毫不猶豫地Reply All
在回覆電郵前，請仔細考慮清楚，有必要讓所有收件人都收到你的內容嗎？如果你只是說聲謝謝或收到了，有必要讓全部人都知道嗎？建議針對你要溝通的內容，分別回覆給負責者。這樣個別的回覆，訊息傳遞較清楚，而且能減少對其他人的干擾。

2/ 電郵主旨標明URGENT
首先你要確定電郵的急切性，需要對方在甚麼時間內回覆。如果事態緊急，倒不如直接打電話聯絡，而不是用email的方式，期待對方秒速回覆。如果想對方盡快回覆，可在電郵主旨寫上時限，例如「請在今天下班前回覆」，而不是只標明「URGENT」。萬一收件人沒有檢查電郵內容，根本不會知道有多緊急。

3/ 回答太過簡短
當對方認真地寫完一篇詳細的電郵，而你的回覆只有簡短兩三個字，如「收到」或「明白」，這容易顯得過於草率，欠缺誠意。假如你在忙，沒辦法立即看完電郵內容，你也可以多寫一兩句，例如「謝謝你提供的資料，待我晚一點有空會再仔細看」等。

4/ 使用負面字眼
由於電郵溝通無法看到人的表情或說話語氣，如果用字稍一不慎，很容易令對方誤會你的意思，因此要盡量避免負面字眼和指責語氣。假設你想提出糾正或建設性批評，不妨用較正面的說法，例如「如果以後碰到類似的情況，建議你可以⋯⋯」，而不是直接說「你不應該⋯⋯」。

5/ 忘記應有的禮貌
上班族有時為了追求效率，寫電郵時會忘記人與人之間應有的禮貌，對答猶如機械人一般冷冰冰。回覆Email時別忘了先打招呼，然後再切入正題，結尾加一句謝謝，保持人的溫度。收件者看到時心情會更好，更樂意回覆你。

隨著時代改變，不論是Email的格式及用字，也出現許多變化。近年有不少人提倡以「Hi」取代「Dear」作為電郵上款，感覺較輕鬆友善；亦有人認為「Dear」始終最有禮貌及正統。究竟要如何決定Email開頭的稱呼呢？

5種常用的Email上款用法：（按圖了解）
 

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