【電郵範例】趕住去倒數 仲要覆email？學識呢3句拖字訣！

聖誕後假期後的這幾天，大家都應該不想工作，只想着倒數及新年假期吧？不過仍有些工作狂會不停send email提你交這樣交那樣，在辦公時間內當然有責任要回覆，不過如果到31號臨放工前都仍在催人工作，這又實在太不識時務了……遇到這些人，我們又可以怎樣回覆呢？

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每在放假前設定一個 OOO （Out Of Office）的自動回覆系統，是辦公的一種常識吧，不過若然對方收到這類自動回覆系統的電郵時，他們或會感到疑惑，不知你是確實收到了他的電郵沒有，又不清楚你會否對這封電郵走漏了眼，更不知你會在何時回覆……簡單來說，對是什麼具體答案都沒有。

為了令對方安心，又顯示自己的工作有交帶，打工仔嘗試使用下以3句說話作回覆，為自己稍為爭取多一點回覆的時間。

1.管理期望的重要性

I’ll be in touch in approximately [time frame].

﹙我大約會在［之後某特定時間］與你保持聯繫。﹚

+6

+5

-管理對方的期望其實很重要。同樣是要留待下星期才回覆人家，

-但如果你沒通知別人要等一星期，而要待自己完成了手頭上的事務後才給予回覆，

-這會令對方覺得你將他放在優先次序較後的位置，因而對你的印象分大減。

-但若你收到email後，即使未能詳細了解內容，卻立即回覆，

-讓對方了解所需等待的時間，在其他工作安排上亦可以配合。

-你可以設訂一個確實能給予答覆的日期，例如一星期後。

-而若你能早過這個日期回覆，如提早兩日便能回覆，

-那你給予人的印象是「本需要一星期後回覆，但早了兩天的人」，

-而不是那個「遲了五天才回覆的人」。

2.讓對方知道你的難處

Sorry, I’m pushing up against a deadline.

﹙不好意思，我在趕死線。﹚

+4

+3

-當你需要多一點時間才能回覆人家，那對方一定想知道原因。

-假設對方想你盡快回覆，你卻回答一句：「不行。」這會是多麼的沒禮貌。

-你應該讓對方試着了解你現在所面對的困難及處境，

-例如你正在開會、正在為某個項目趕死線、或你在處理其他緊急事項等。

-對方會因此而同情你的境況，亦很欣賞你在百忙之中都能抽到一點時間來回覆他幾句，

-並感到你並不是故意忽略他，只是你需要多一點時間才可以全神貫注處理他的需求。

-對方亦可能因此而替你打氣，而不是過幾日又寄你一個電郵來催促及責怪。

3.無能為力

I’d like to run that by a colleague who’s out of the office.

﹙我需要另一個同事協助處理，但他卻不在公司。﹚

+1

 

-當公司正在處理一些大項目時，卻有很多同事都不在公司好幾天（例如在年末都放假了），

-但你在回覆人家電郵時卻要等到各個職級的上司批准才可作實，在這情況下你也確是無能為力。

-如實讓對方知道你的處境吧，很多時候，對方都能諒解的。

-亦由於你已經向對方表達了你無法立即回覆，所以對方亦沒理由會強迫你立即回覆。

不要倉卒地給予錯漏百出又不完善的答覆，反而試試用以上方式回覆，令對方感到你的重視之餘，你又可以爭取一些回覆的時間，安心地先處理好自己手頭上的工作。

﹙資料參考：The Muse﹚

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