【HR日常｜Excel Formula｜Excel攻略】幾百個員工資料計到眼花！點先可以又快又方便處理員工資料？即睇9條HR常用Excel Formula（內附實用公式、Excel常用快捷鍵）

個人資料

員工年齡

=DATEDIF(出生日期,TODAY(),"y")

將數值代入算式：假設B欄為員工出生日期，算式則應為=DATEDIF(B2,TODAY(),"y")

退休日期

=TEXT(EDATE(出生日期,12*(5*(性別="M")+55)),"yyyy/mm/dd aaaa")

將數值代入算式：假設B欄為員工出生日期，C欄為性別，而退休年齡為60歲，算式則應為=TEXT(EDATE(B2,12*(5*(C2="M")+55)),"yyyy/mm/dd aaaa")

工作年資

=DATEDIF(開始工作日期,NOW(),"y")

將數值代入算式：假設B欄為員工開始工作日期，算式則應為=DATEDIF(B2,NOW(),"y")

任職年期

=TEXT(SUM(DATEDIF(入職日期,計算日期,{"y","ym","md"})*10^{4,2,0}),"0年00月00天")

將數值代入算式：假設B欄為員工入職日期，C欄則為計算日期，算式則應為=TEXT(SUM(DATEDIF(B2,C2,{"y","ym","md"})*10^{4,2,0}),"0年00月00天")

工作資料

合約續簽日期

=DATE(YEAR(入職日期)+LEFTB(合約期,2),MONTH(入職日期),DAY(入職日期))-1

將數值代入算式：假設B欄為員工入職日期，C欄為員工合約期，算式則應為

=DATE(YEAR(B2)+LEFTB(C2,2),MONTH(B2),DAY(B2))-1

合約到期日期

=TEXT(EDATE(入職日期,LEFTB(合約期,2)*12)-TODAY(),"[<0]過期0天;[<30]即將到期0天;未到期")

將數值代入算式：假設B欄為員工入職日期，C欄為員工合約期，算式則應為

=TEXT(EDATE(B2,LEFTB(C2,2)*12)-TODAY(),"[<0]過期0天;[<30]即將到期0天;未到期")

【技能提升】仲手動計數？即睇15條最常用Excel算式

薪酬資料

本月工作日數

=NETWORKDAYS(開始日期,結束日期,假期)

將數值代入算式：假設B欄為開始日期，C欄為結束日期，D欄為放假日期，算式則應為

=NETWORKDAYS(B2,C2,D2)

總工作日數

=NETWORKDAYS.INTL(開始日期,結束日期, [週末], [假期]) 

將數值代入算式：假設B欄為開始日期，C欄為結束日期，D欄為週末，E欄為假期，算式則應為=NETWORKDAYS.INTL(B2,C2,1,D2:E2)

假期扣糧金額

婚假扣10元，病假扣20元，曠工扣50元

=SUM((開始日期:結束日期={"曠";"病";"婚"})*{50;20;10;10})

將數值代入算式：假設B欄為開始日期，C欄為結束日期，算式則應為=SUM((B2:C2={"曠";"病";"婚"})*{50;20;10;10})

延伸閱讀︰【Excel教學】極速「篩選」資料 兩個掣就搞掂？

Excel Q&A

甚麼是Excel？

A：Excel是Microsoft為使用Windows和macOS作業系統的電腦編寫的一款試算表軟體。

Excel有甚麼主要功能？

A：用戶可以透過Excel整理、計算或追蹤所有儲備於Excel中的任何資料，包含數字、文字或公式；用戶亦可以將資料放入儲存格，然後以欄或列的方式建立群組；可以加總、排序和篩選資料、將資料放置到表格，以及建立外觀精美的圖表。

為何要懂得使用Excel？

A：由於Excel能夠方便員工整理大量數據，因此不少公司都會要求應徵者懂得使用Excel，方便公司可以隨時查閱數據，根據數據調整公司政策、營運方向等。

有哪些Excel功能必須懂得？

A：由於Excel有着龐大的功能，一般員工都未必完全懂得所有功能。以下列舉了最基本的Excel功能，方便打工仔可以掌握Excel基本操作，應對一般工作需求。

Excel基本快捷鍵

• Ctrl + C：複製選取的儲存格
• Ctrl + V：貼上已複製的剪貼內容
• Ctrl + Z：撤銷上一步操作
• Ctrl + Y：重做上一步被撤銷的操作
• Ctrl + S：保存
• Ctrl + F：在當前工作表中進行尋找
• Ctrl + H：在當前工作表中進行替換
• Alt + =：自動求選中範圍的總和
• Ctrl + Shift + Arrow key：選擇連續的單元格範圍

Excel基本方程式

1. Sum 函數
►計算選取格內數值的總和
♦公式：=sum(XX:XX)

2. Average 函數
►計算選取格內數值的平均數
♦公式：=AVERAGE(XX:XX)

3. Max函數
►尋找選取格內最大的數值
♦公式：=MAX（XX:XX）

4. Min函數
►尋找選取格內最小的數值
♦公式：=MIN（XX:XX）

上述公式的（），均為填寫你需要的計算範圍

坊間有哪些機構教授Excel的使用方法？

A：市場不乏機構有舉辦Excel的應用課程，惟都需要數取費用。打工仔不妨善用$25,000持續進修基金（CEF），為自己增值有關知識。

Business Analysis with Microsoft Excel
⇒天行電腦培訓提供
⇒課程詳盡講解完整的Microsoft Excel功能，教授一些實用的提示和小技巧，以提升工作效率。
⇒時數︰30小時
⇒費用：$6,450，資助後最低$1,290
⇒入學要求︰

• 年滿 18 歲
• 修畢中五
• 對Microsoft Excel及商業運作有基本認識

Certificate in Project Management and Data Analysis using Microsoft Excel
⇒科域資訊教育中心提供
⇒課程集中教導Microsoft Excel的不同功能，如不同算式運用、建立圖表等，讓打工仔更有效整合工作資料，並加以運用、分析。
⇒時數︰30小時
⇒費用：$6,000，資助後最低$1,200
入學要求︰

• 中五畢業
• 擁有兩年工作經驗

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