【職場英語】常見辦公室用語英文縮寫你識唔識？OOO、AFK、IAM係點解？

2025-08-26 CT進修導師阿J

你是否在和同事、上司開會討論時也曾遇到這樣的情況：他們口中不斷提及一連串的「英文縮寫字」，聽起來既像專業用語又帶有口語感，你記得住這些字母，卻完全搞不懂它們的意思，只能在會議中尷尬地乾笑，一頭霧水嗎？

Table of Content

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5大常見場景
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常見問題

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在現代職場中，為了節省溝通時間和簡化文字，「英文縮寫」文化變得非常普遍。有些縮寫是源於商務電子郵件中常見的用語（例如C.C.、Fw、etc），此外，還有一些約定俗成的縮寫用語（例如BTW、ASAP、FYI、IAM），種類繁多，列舉不盡。對於新來的員工來說，這些大家都能直接理解的省略詞彙，卻又不好意思一一向資深同事詢問，這該怎麼辦呢？

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以下是一些在會議和郵件中常見的「英文縮寫」，這樣下次遇到時就不用擔心了！

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5大常見場景

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這些常見的英文縮寫在職場中能夠節省溝通時間並提高效率。對於初入職場的新人而言，這些縮寫可能會令人困惑，但不用擔心，這只是一個學習的過程。

建議你主動探索和學習這些縮寫的意義，可以通過閱讀相關資料、向同事請教或參與專業培訓來提升自己的理解能力。隨着時間的推移，你將能夠更加流暢地應用這些縮寫，並與同事們更好地溝通。

此外，如果你遇到不熟悉的縮寫，不要害怕提出問題，這是學習和成長的機會。透過積極的學習態度和開放的溝通，你將能夠融入職場文化，更好地適應職場需求。

（資料參考：104職場力）

常見問題

1. 為何英文縮寫在職場中如此普遍？

因為縮寫能大幅簡化溝通，不論在電郵或即時訊息中均能節省時間。以 ASAP 為例，只需四個字母便能代替一句完整的要求，清晰表達急迫性，同時避免冗長描述，提升溝通效率。

2. 倘若在會議聽不懂縮寫，應如何處理？

如遇陌生縮寫，可先記錄在案，而毋須即時打斷討論。會後可向同事查詢或自行搜尋。若該縮寫影響會議決策重點，則可禮貌提出詢問，這樣既能確保理解準確，亦能展現專業態度。

3. 最常出現於電郵的縮寫是哪些？

電郵中最常見的縮寫包括 C.C.（同時傳送給其他同事）、FW/FWD（轉寄）、NRN（毋須回覆）及 FYI（僅供參考）。這些縮寫的功能是協助發件人標示信息性質，使收件人能迅速判斷是否需要回應或執行。

4. ASAP 與 FYI 的區別何在？

ASAP 用於表達行動上的急迫性，指須立即處理或盡快完成；FYI 則純屬訊息分享，通常不帶任何行動要求。兩者用法不同，混淆可能導致工作優先排序錯誤，因此選用時須特別留意。

5. OOO 與 AFK 是否相同？

兩者含義有所不同。OOO（Out of Office）指員工整日或數日不在工作崗位，常見於請假或外勤情況；AFK（Away From Keyboard）則指暫時離席，適用於短時間不在電腦前。視情況不同，應準確使用。

6. IAM 通常於何時使用？

IAM（In a Meeting）多見於即時通訊系統，作為狀態標示或回覆，代表使用者正在開會，暫時不便即時回應訊息。此縮寫有助同事清楚掌握情況，避免誤會對方有意忽略訊息。

7. 為何 TBD 在跨部門合作中特別常見？

TBD（To Be Determined）表示事項尚待決定，常出現在專案規劃或文件內。在跨部門合作中，不同部門負責不同部分，難免有細節需稍後確定，因此 TBD 成為一種標示狀態的常用工具。

8. PM 如何分辨是「私人訊息」還是「專案經理」？

PM 在不同語境下有不同解釋。在內部聊天或社交平台上，多數是「Private Message」；而在專案文件、職位稱謂或組織架構中，多數則指「Project Manager」。理解需依賴具體情境。

9. 在職場溝通中，NSFW 有何作用？

NSFW（Not Safe For Work）是一種提醒標示，用於警告某些資訊、圖片或影片不適於在公開工作場合打開。此一縮寫可避免尷尬情境或不適當行為，被視為尊重同事的職場禮儀之一。

10. 如何有效記住常見職場縮寫？

最佳方式是製作縮寫學習清單，置於電腦或筆記應用程式，並於日常工作逐步實踐使用。隨着使用頻率提升，員工自然能熟記其涵義並流暢運用，使溝通效率逐漸提升。